「業務フロー図を作ってと言われたけれど、何から描けばいいか分からない」。そんな相談を、現場でよく受けます。

記号のルールも、作る順番も、調べるほど迷いますよね。正直、最初はとっつきにくいもの。この記事では、作り方を手順でやさしくほどいていきます。

この記事でわかること

• 業務フロー図とは何か、なぜ作るのか
• 基本記号のルールと、作り方の5ステップ
• ツールの選び方と、改善・自動化へのつなげ方

結論から先に：業務フロー図は「目的と範囲を決める→登場人物と作業を書き出す→順番と分岐をならべる→記号で図にする→現場で直す」の5ステップで作ります。きれいな図を描くことがゴールではありません。業務の流れと属人化を見える化し、改善につなげることが本当の目的です。

業務フロー図とは？なぜ作るのか

業務フロー図とは、仕事の流れを記号と矢印で表した図のことです。頭の中にある手順を、目で見える形に起こせます。

言いかえると、業務の地図です。誰から誰へ、どんな判断で分かれるか。文章だけでは伝わりにくい流れが、ひと目で分かるようになります。

では、なぜわざわざ図にするのでしょうか。理由は大きく3つあります。

作る理由	得られること
流れを共有できる	口頭の説明が要らず、チームで同じ認識を持てる
ムダが見える	手戻りや二重作業、不要な承認が浮かび上がる
属人化が分かる	「この人しかできない」工程が図の上で見える

とくに効くのが、3つ目の属人化の見える化です。担当者の頭の中にしかない手順は、引き継ぎや改善の妨げになります。図にすれば、会社の共有資産。誰でも使える財産になります。

国も、中小企業の業務の見える化やデジタル化を後押ししています（参考: 中小企業庁「2025年版中小企業白書」）。見える化は、すべての改善の第一歩。進め方は次の記事でも詳しく紹介しています。

業務フロー図の基本記号と書き方のルール

業務フロー図は、よく使う5〜6種類の記号さえ覚えれば描けます。記号は世界共通の約束事なので、自己流にしないのがコツです。

まずは、基本の記号を押さえましょう。下の表の6つで、ほとんどの業務は表せます。

記号の形	名前	使う場面
角丸の四角	開始・終了（端子）	フローの始まりと終わり
長方形	処理	作業や工程そのもの
ひし形	判断（分岐）	はい／いいえで道が分かれる所
平行四辺形	データ	入力・出力する情報や帳票
矢印	流れ線	工程のつながりと向き
帯つきの四角	定義済み処理	別のフローで詳しく描く処理

書き方のルールも、3つだけ覚えれば十分です。この3点を守ると、誰が見ても読める図になります。

• 流れは上から下、左から右へ：視線の動きにそろえると読みやすくなります。
• 担当ごとに列を分ける：縦や横のレーンで区切ると、誰の作業か一目で分かります。
• 言葉の表記をそろえる：「確認」と「チェック」を混ぜないなど、言葉を統一します。

3つ目の表記をそろえる作業は、地味ですが大切です。言葉がぶれると、同じ工程が別物に見えてしまうからです。

業務フロー図の作り方｜5つのステップ

業務フロー図は、いきなり記号から描かず「決める→書き出す→ならべる→図にする→直す」の順で作ります。この順番が、遠回りを防ぎます。

とくに大事なのが、図にする前の下ごしらえです。次の5ステップで進めてください。

最後の確認を飛ばすと、机上の空論になります。現場の声で直してこそ、使える図になります。

まずは1つの業務で、小さく描いてみるのが近道です。手を動かす道具は、Portalへの登録だけで無料から試せます。

業務フロー図はどのツールで作る？

業務フロー図は、使い慣れたExcelやPowerPointでも、専用ツールでも作れます。まずは手元の道具で始めて問題ありません。

それぞれに向き不向きがあります。下の表で、ざっくり見比べてください。

ツール	向いている場面	注意点
Excel・PowerPoint	まず手軽に描きたい。社内に資産がある	修正や共有がやや手間
作図専用ツール	記号や整列をきれいに保ちたい	操作に少し慣れが要る
業務可視化ツール	見える化から改善までつなげたい	目的に合うかの見極めが必要

「とにかく手早く始めたい」なら、Excelで十分です。一方で、何度も直したり共有したりするなら、作図に特化したツールが楽になります。

見える化に特化した無料ツールもあります。自社で開発しているAI JIMY FlowMakerは、ふわっとした業務を図に起こすためのツールです。ITreview Grid Award 2026 Summerでは、作図部門の「Leader」に選ばれました（出典: ITreview Grid Award 2026 Summer）。無料で試せます。

ツール選びに迷ったら、目的から逆算するのが失敗しないコツです。選ぶ順番は、次の記事で整理しています。

業務フロー図でよくある失敗とコツ

業務フロー図の失敗は、図の上手さではなく「何のために描くか」を見失うことから起きます。きれいに描くことが目的になりがちです。

業務設計に長く関わってきて、くり返し見てきたつまずきがあります。よくある3つを、正直にお伝えします。

• 細かく描きすぎる：最初から完璧を狙うと、終わりません。まずは粗い全体像から始めます。
• 理想だけ描く：「本来こうあるべき」ではなく、まず今の実態を描きます。ズレが改善の種です。
• 描いて満足する：図は改善の出発点です。作って終わりでは、何も変わりません。

私の実感では、うまくいく人ほど「図は未完成でいい」と割り切っています。直す前提で、どんどん人に見せる。その方が、結果的に早く良い図になります。

そもそも手入力やムダが減らない背景には、業務設計の問題が隠れています。見える化の先にある課題は、次の記事で掘り下げています。

業務フロー図を作ったあとは？改善と自動化につなげる

業務フロー図は、作ったあとに改善や自動化へつなげて初めて価値が出ます。図は、ゴールではなくスタート。ここから改善が始まります。

見える化すると、ムダや手戻りが目につきます。そこを、なくす・まとめる・単純にする。この見直しが、改善の中身です。

運営元のシー・システムは、創業44年のあいだ業務自動化と業務改善を手がけてきました。その過程で必要だから、AI JIMYを作りました。製品ありきではなく、順序は逆です。だからこそ、見える化から改善までの順番を実感を持ってお伝えできます。

自動化の手段は、業務起点で選びます。紙の帳票ならAI OCR。元のデータがデジタルなら、RPAやExcelマクロ（VBA）の方が速いこともあります。Excelで作って印刷した帳票を、わざわざ紙に戻して読み直すのは遠回りです。

私たちは、道具の押し売りをしません。費用を抑えたい方には、Power Automateをご案内することもあります。Microsoftライセンスで使える道具です。業務に合う手段を、中立に選ぶ姿勢を大切にしています。

実際に、見える化から改善が回った例があります。定型業務の自動化で、請求業務にかかる時間を7割削減できたケースです（出典: AI OCRを導入して請求業務にかかる時間を7割削減した事例）。図で整えてから手を打つと、効果は数字で表れます。

とはいえ、業務を細かく聞いて自動化に落とし込む工程は、結局は人の仕事です。「図は描けたが、次が分からない」段階からでも、一緒に進められます（参考: AI JIMY おまかせサポート）。進め方の壁は、次の記事でも解説しています。

まとめ｜業務フロー図は「見える化」の第一歩

業務フロー図の作り方は、5ステップで覚えられます。目的と範囲を決め、作業を書き出し、ならべて、記号で図にし、現場で直す。この順番が基本です。

大切なのは、きれいな図を描くことではありません。流れと属人化を見える化し、改善の出発点にすること。ここを忘れなければ、図は必ず役に立ちます。

片づいた時間は、人にしかできない仕事に使えます。効率化の先にあるのは、人が人らしく働ける時間です。まずは1つの業務から、描いてみてください。

全体像がつかめたら、次は自分の業務で試す番です。資料もあわせてご活用ください。

業務フロー図とは何ですか？

業務フロー図とは、仕事の流れを記号と矢印で表した図です。頭の中にある手順を目で見える形にして、流れ・分岐・属人化を共有できます。業務の地図のようなものだとお考えください。

業務フロー図はどうやって作りますか？

「目的と範囲を決める→登場人物と作業を書き出す→順番と分岐をならべる→記号で図にする→現場で確認して直す」の5ステップで作ります。いきなり記号から描かず、書き出しと整理を先に行うのがコツです。

業務フロー図で使う基本の記号は何ですか？

基本は5種類です。開始・終了の角丸四角、処理の長方形、判断のひし形、データの平行四辺形、そして流れを表す矢印を押さえましょう。記号は共通の約束事なので、自己流にしないことが大切です。

業務フロー図は何で作るのがおすすめですか？

まずは使い慣れたExcelやPowerPointで十分です。何度も直したり共有したりするなら、作図専用ツールが楽になります。見える化から改善までつなげたいなら、AI JIMY FlowMakerも選択肢です。無料の業務可視化ツールです。

業務フロー図を作っても業務が改善しないのはなぜですか？

図を描くこと自体が目的になっているためです。業務フロー図は改善の出発点にすぎません。見えてきたムダや手戻りを、なくす・まとめる・単純にするところまで進めて、初めて効果が出ます。

業務フロー図の作成を外部に相談できますか？

相談できます。シー・システムでは、業務のヒアリングから見える化・マニュアル化・自動化までを一緒に進める伴走支援があります。図の描き方や、その先の改善の進め方に自信がない段階からでもご相談いただけます。