仕事では、契約書や請求書、見積書や受注表まで多くの書類を取り扱うのではないでしょうか。月ごとまたはは取引先ごとなど、ファイリングはするもののファイルは貯まる一方。管理台帳はあっても日付をさかのぼって探すのは大変です。ひと昔前の状況と思う方もいるかもしれませんが、まだまだ同じ状況の企業も多いようです。本記事では、書類等のデジタル化を行うときのOCR処理について紹介します。SDGsの観点からも紙書類のデジタル化を図りたいと思っている企業の方は、メリット・デメリットも含めてぜひ参考にしてみてください。
OCR処理とは？
OCRは「Optical Character Recognition(光学文字認識)」のことで、本や書類をデータ化する際に文字や数字を解析して、パソコンなどで編集できるようにする仕組みです。
OCRの歴史は長く、1920年代に研究されアメリカがアルファベットと数字を読み取るOCRの特許を出願したと記録されています。日本では1968年に初めて国産のOCRが登場し、郵便番号を読み取り自動仕分けを行う業務に活用されました。
その後、1990年代にはパソコンも身近になり一般の人もさまざまなデジタル技術に触れるようになります。さらに技術が進み昨今では、クラウドにある書類も自動でOCR処理され書類内の内容を検索することも可能になっています。
OCR処理を取り入れるメリット・デメリット
OCR処理を現在の業務に取り入れるとどのような変化が生まれるでしょうか。ここからは、メリットとデメリットを紹介します。
OCR処理を行うメリット
書類の内容が検索できる
文章中の文字をパソコンなどで検索する場合には、OCR処理が必要です。書類を画像データとして取り込むだけでも、紙の削減にはなりますが業務上使い勝手が悪いことがあります。たとえばページ数の多い文書は、一部の内容が知りたいだけなのに画像データでは文字を検索することができません。何ページにも渡って読み直すより、知りたい内容の単語で検索をするほうが早いです。
必要な個所のコピペができる
取り込んだ書類にOCR処理がされていれば、パソコンで必要なところだけコピペ（コピー＆ペースト）できます。PDFで送られてきた書類でも、文字が画像化されていると選択できません。すべての内容を読まなくても良いが一部だけ他のメンバーにも周知してもらいたい、WordやExcelに入力したいといったときコピペができると便利です。
人が紙を見ながら手入力で転記する時間が大幅に削減
OCR処理がされていると書類を見ながら転記するといった手間が省けます。郵送で届いた請求書の金額を改めて会計システムなどに転記することはないでしょうか。転記では金額や内容の打ち間違いが発生してしまう場合があります。書類がOCR処理されていれば、打ち直さずにそのまま必要なシステムにコピペすると打ち間違いも減るでしょう。
さらに、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）を導入すると、コピペ作業も自動化できるので人間は確認だけすればよく、業務効率を上げられます。
紙の資料が編集できるデータになる
データ化した書類を再利用したい場合、OCR処理は有効な手段です。契約書の更新時、前回の書類を元に再作成する必要がなく、複製後に日付や金額、見直したい内容を修正するだけですみます。また、過去の類似内容の書類を複製して必要個所を修正して提出することもできるので、1から作成する手間や時間が削減可能です。
書類で保管場所を取られない
書類をデータ化してしまえば、今までファイリングし保管しなければならなかった場所が不要になります。データを保存するファイルサーバーやディスクのメンテナンスは必要ですが、ファイルの購入費用も抑えられるでしょう。データをOCRしておけば、ファイルの内容からも検索が可能です。
OCR処理で起こるデメリット
文字認識は完ぺきではない
現在はAI OCRが主流となっていて、手書き文字やバーコードの読取り、丸で囲まれた文字まで1つのソフトで識別できます。OCRが一般的に認識されたころよりは、読取り精度は高くなったとは言え誤認識は起こります。
AI OCRは、学習してきた文字を数値に変えてデータとし記録します。たとえば「あ」は人間の目からみれば「あ」に間違いはありません。AIは、さまざまな「あ」の数値パターンを学習しているため、読み取った文字を数値に変えて1番近いものを選びます。ですから「あ」よりも「ぬ」や「お」の数値パターンが近ければそちらを選んでしまうこともあるでしょう。
また単一の文字ばかりでなく、前後の文章や単語ごとで判断するものもあるので大きく間違うことはありませんが、100%の正解を出すことはできません。
正確なデータにするには目視確認が必要
先述したように、AI OCRでも100%の精度を求めることは難しいです。画像として保管するだけであれば問題ありませんが、OCR処理を行った書類では目視確認が必要になります。ただ、これまでの転記よりは確認のみなので比較的労力は抑えられるのではないでしょうか。またAI OCRを使用するソフトによってはOCR処理の際に、不明瞭なものはアラートを出してくれる機能が付いているものがあります。そういった場合は、確認作業が軽減できるかもしれませんのでいろいろと試してみてください。
データ化した書類を業務に活かして効率化したい！
書類のデジタル化だけでなく、データを活かして業務に活用したい！そんな方には、AI JIMYがおススメです。手書き文字の読み取りや出力結果を別ファイル、ソフトへ自動入力ができるRPAも実装。電子帳簿保存法に沿ったファイル名に指定した保存が1クリックで行えます。無料トライアルを行っているので、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。
AI JIMY Paperbotを利用するメリット
誰でもカンタンに使用可能
AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。
ひとつのツールで完結
画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。
自動でファイル名を変換
1クリックでリアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。
AI類似変換で文字認識が向上
日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。
多様な業務で活用
さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。
まとめ
OCR処理された書類のメリット・デメリットを紹介しました。完ぺきではない点に導入を見送ろうと思う方もいるかもしれませんが、本文にもあるように人が行う転記の労力を考えるとかなりの時間削減になることは間違いありません。100％任せると言うよりも、人の手をかける時間を少しでも減らすといった観点で導入を進めるのが良いのではないでしょうか。OCRにもさまざまなサービスがありますので、ぜひ自身に合ったものを見つけてみてください。
