書類をデータ化！OCR処理を行ったときのメリット・デメリット

仕事では、契約書や請求書、見積書や受注表まで多くの書類を取り扱うのではないでしょうか。月ごとまたはは取引先ごとなど、ファイリングはするもののファイルは貯まる一方。管理台帳はあっても日付をさかのぼって探すのは大変です。ひと昔前の状況と思う方もいるかもしれませんが、まだまだ同じ状況の企業も多いようです。本記事では、書類等のデジタル化を行うときのOCR処理について紹介します。SDGsの観点からも紙書類のデジタル化を図りたいと思っている企業の方は、メリット・デメリットも含めてぜひ参考にしてみてください。

OCR処理とは？

OCRは「Optical Character Recognition(光学文字認識)」のことで、本や書類をデータ化する際に文字や数字を解析して、パソコンなどで編集できるようにする仕組みです。

OCRの歴史と進化

OCR技術の始まりは1950年代に遡り、当初は特定のフォントに限られた文字認識しかできませんでした。しかし、技術の進化とともに、手書き文字や多言語に対応できるようになり、認識精度と速度も大幅に向上しました。特に近年では、AIや機械学習を取り入れた高度なOCRシステムが開発され、より高い精度での文字認識が可能となっています。

1950年代、OCRは金融機関での手書き文字の自動認識や郵便物の自動仕分けに活用され始めました。その後、技術の進化に伴い、OCRの適用範囲は広がり、ビジネスや教育分野、公共機関などさまざまな領域で活用されるようになりました。

1980年代には、パソコンの普及とともに、個人でも手軽にOCR技術を利用できるソフトウェアが登場しました。1990年代以降、インターネットの普及に伴い、オンラインOCRサービスが提供されるようになり、誰でも簡単にOCR技術を利用できる環境が整いました。

現在では、AIや機械学習の進化により、OCR技術はさらに高度化し、手書き文字や多言語対応、画像内の複雑なレイアウトにも対応可能となっています。これにより、企業や組織は大量の紙書類を効率的にデジタル化し、業務効率を向上させることができます。

OCR処理を取り入れるメリット・デメリット

OCR処理を現在の業務に取り入れるとどのような変化が生まれるでしょうか。ここからは、メリットとデメリットを紹介します。

OCR処理を行うメリット

書類の内容が検索できる

文章中の文字をパソコンなどで検索する場合には、OCR処理が必要です。書類を画像データとして取り込むだけでも、紙の削減にはなりますが業務上使い勝手が悪いことがあります。たとえばページ数の多い文書は、一部の内容が知りたいだけなのに画像データでは文字を検索することができません。何ページにも渡って読み直すより、知りたい内容の単語で検索をするほうが早いです。

必要な個所のコピペができる

取り込んだ書類にOCR処理がされていれば、パソコンで必要なところだけコピペ（コピー＆ペースト）できます。PDFで送られてきた書類でも、文字が画像化されていると選択できません。すべての内容を読まなくても良いが一部だけ他のメンバーにも周知してもらいたい、WordやExcelに入力したいといったときコピペができると便利です。

人が紙を見ながら手入力で転記する時間が大幅に削減

OCR処理がされていると書類を見ながら転記するといった手間が省けます。郵送で届いた請求書の金額を改めて会計システムなどに転記することはないでしょうか。転記では金額や内容の打ち間違いが発生してしまう場合があります。書類がOCR処理されていれば、打ち直さずにそのまま必要なシステムにコピペすると打ち間違いも減るでしょう。

さらに、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）を導入すると、コピペ作業も自動化できるので人間は確認だけすればよく、業務効率を上げられます。

紙の資料が編集できるデータになる

データ化した書類を再利用したい場合、OCR処理は有効な手段です。契約書の更新時、前回の書類を元に再作成する必要がなく、複製後に日付や金額、見直したい内容を修正するだけですみます。また、過去の類似内容の書類を複製して必要個所を修正して提出することもできるので、1から作成する手間や時間が削減可能です。

書類で保管場所を取られない

書類をデータ化してしまえば、今までファイリングし保管しなければならなかった場所が不要になります。データを保存するファイルサーバーやディスクのメンテナンスは必要ですが、ファイルの購入費用も抑えられるでしょう。データをOCRしておけば、ファイルの内容からも検索が可能です。

OCR処理で起こるデメリット

文字認識は完ぺきではない

現在はAI OCRが主流となっていて、手書き文字やバーコードの読取り、丸で囲まれた文字まで1つのソフトで識別できます。OCRが一般的に認識されたころよりは、読取り精度は高くなったとは言え誤認識は起こります。

AI OCRは、学習してきた文字を数値に変えてデータとし記録します。たとえば「あ」は人間の目からみれば「あ」に間違いはありません。AIは、さまざまな「あ」の数値パターンを学習しているため、読み取った文字を数値に変えて1番近いものを選びます。ですから「あ」よりも「ぬ」や「お」の数値パターンが近ければそちらを選んでしまうこともあるでしょう。

また単一の文字ばかりでなく、前後の文章や単語ごとで判断するものもあるので大きく間違うことはありませんが、100%の正解を出すことはできません。

正確なデータにするには目視確認が必要

先述したように、AI OCRでも100%の精度を求めることは難しいです。画像として保管するだけであれば問題ありませんが、OCR処理を行った書類では目視確認が必要になります。ただ、これまでの転記よりは確認のみなので比較的労力は抑えられるのではないでしょうか。またAI OCRを使用するソフトによってはOCR処理の際に、不明瞭なものはアラートを出してくれる機能が付いているものがあります。そういった場合は、確認作業が軽減できるかもしれませんのでいろいろと試してみてください。

初期投資が必要

OCRシステムの導入には、ソフトウェア料金や設定作業費、スタッフのトレーニング費用などの初期投資が必要です。特に中小企業にとっては、限られた資金での投資となるため、慎重な検討が求められます。しかし、導入が成功すれば、業務効率の向上が期待でき、企業の競争力を強化することが可能です。最適なOCRシステムを選定し、適切な運用を行うことで、初期投資のリターンを最大化できます。

セキュリティの懸念

デジタルデータは企業にとって重要な資産ですが、サイバー攻撃のリスクが高まります。適切なセキュリティ対策と定期的な更新が不可欠です。アクセス管理を徹底し、不審な動きには迅速に対応することが重要です。データ漏洩は企業の信用と経済に大きな損失をもたらし、プライバシーの侵害にもつながるため、サイバーセキュリティの意識を高め、継続的な対策を講じる必要があります。

データ品質の問題

スキャン時の品質と書類の状態は重要です。汚れや折り目があると認識精度が低下するため、スキャン前には書類をきれいにし、折り目を伸ばす必要があります。また、スキャンの解像度や光の当て方、書類の配置にも注意し、適切な設定を行うことで、正確な情報管理が可能です。

OCR導入事例

事例1: 中堅製造業の請求書処理効率化

ある中堅製造業では、毎月数百枚の請求書を手作業で処理していました。これには多くの時間と労力がかかり、ミスも発生しやすい状況でした。OCRを導入した結果、請求書処理時間が50%削減され、正確性も向上しました。デジタル化により、検索や確認作業が迅速化され、社員はより重要な業務に集中できるようになりました。

事例2: 法律事務所の文書管理改善

ある法律事務所では、膨大な契約書や法律文書を管理していました。OCRを導入することで、これらの文書をデジタル化し、検索や編集が容易になりました。結果として、クライアントへの対応速度が向上し、業務効率も大幅に改善されました。

事例3: 教育機関の答案用紙デジタル化

教育機関でもOCR技術を導入し、学生の答案やレポートをデジタルデータとして保存しています。OCRの導入により、教員は成績の集計やフィードバックを迅速かつ正確に行えるようになりました。成績管理が容易になり、学生の進捗状況を把握しやすく、データは安全に長期保管できます。OCR技術は教育の効率化と質の向上に寄与しています。

データ化した書類を業務に活かして効率化したいならAI JIMY Paperbotがおすすめ！

書類のデジタル化だけでなく、データを活かして業務に活用したい！そんな方には、AI JIMYがおススメです。手書き文字の読み取りや出力結果を別ファイル、ソフトへ自動入力ができるRPAも実装。電子帳簿保存法に沿ったファイル名に指定した保存が1クリックで行えます。無料トライアルを行っているので、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。

まとめ

OCR処理された書類のメリット・デメリットを紹介しました。完ぺきではない点に導入を見送ろうと思う方もいるかもしれませんが、本文にもあるように人が行う転記の労力を考えるとかなりの時間削減になることは間違いありません。100％任せると言うよりも、人の手をかける時間を少しでも減らすといった観点で導入を進めるのが良いのではないでしょうか。OCRにもさまざまなサービスがありますので、ぜひ自身に合ったものを見つけてみてください。