入力ミスを減らしたい！考えられる原因と防ぐための対策を紹介

日常業務の中で、データをシステムへ入力するといった作業がある方は多いのではないでしょうか。受発注や請求・支払、日々の数値管理などさまざまです。文章の場合もですが、数字1つ打ち間違えると大変なことになります。人間の手で行っているので、間違いが発生するのは必然かもしれませんが、できればミスは防ぎたいものです。この記事では、入力ミスによっておこるトラブルや対策方法について紹介します。

考えらえれる入力ミスの原因

入力ミスのほとんどがヒューマンエラー、人間が行った作業が原因となることが多いようです。集中力の低下や急いでいたために確認を怠ってしまったという例が挙げられます。特に、同じフォーマットの参照元を何度も見て転記したり、数字の羅列に行を読み飛ばしてしまったりしたという経験がある方もいるのではないでしょうか。

しかし、入力ミスすべての原因がヒューマンエラーとは言いがたく、環境や作業体制に問題があったかもしれません。1人ですべての入力を行っていたり、マニュアル不備やチェック体制が取れていなかったりと言うこともあります。ミスのすべてをゼロにすることは難しいかもしれませんが、環境や体制を見直せば入力ミスを減らせるでしょう。

入力ミスによって起こるトラブル

入力ミスを起こすと事業に大きな影響を及ぼす場合があります。以下は、入力ミスによって起こるトラブルの一部です。

受注時に自社で入力ミスがあった場合

受注内容で入力ミスが起こりやすいのは、受注個数や納期、金額などではないでしょうか。注文単位も注意しなければなりません。自社指定の注文書であれば良いですが、先方独自の注文書だと項目の順番や正式商品名ではない場合があります。また、自社の基幹システムへ入力する際にミスを起こすこともあるでしょう。誤った注文内容に気づかない場合、先方が損害を負ったり今後の取引に大きな影響が出たりとトラブルに発展する恐れがあります。

入力ミスにより誤った内容で発注した場合

自社からの注文内容でミスを起こすこともあるかもしれません。例えば「備品の発注単位を間違える」「必要な商品とは違うものを注文してしまう」などは、業務に大きな影響を及ぼします。注文先に変更を依頼したり、返品作業をしなければならなかったりと本来必要なかった作業に時間がとられてしまい、他の業務に支障が出てしまうでしょう。

見積または請求の内容を誤った場合

特に注意したいのは、毎月多く取り扱う見積や請求内容です。金額はもちろん発行日や担当者名を間違ってしまうといったケースは、これまで経験した方も多いのではないでしょうか。金額を打ち間違えてしまった場合、払い戻しや追加の支払いなど先方の業務にも影響が出て、クレームになることもあるかもしれません。

入力ミスをできる限り減らす対策

ヒューマンエラーはゼロにならないかもしれませんが、入力ミスをできる限り減らすにはどのように対策すれば良いでしょうか。入力ミスが起きないようにする対策をいくつか紹介します。

チェック体制を複数人にする

入力作業を1人で行うと間違いに気づきにくくなります。作業に慣れてくると、過去の経験から思い込みで入力してしまうこともあるかもしれません。また、長時間同じ作業を繰り返していると読み飛ばしや疲れによるミスも起こりやすくなります。手作業で入力する場合は、必ず2名以上の複数人で行うのが良いでしょう。作業が終わったら入力者と確認者は、別にして確認すると入力ミスを発見しやすいです。

目に見えるチェックリストを作成する

入力後、確認すべき項目を書き出したチェックリストを作成しておくのも有効な対策です。慣れるまではチェックリストに書き込むのも良いかもしれません。また、チェックリストで確認するまでをあらかじめ作業工数に入れておくとチェック漏れを防げます。

社内マニュアルを整備する

入力業務関する社内マニュアルを整備しておくのも良いでしょう。特に新しく作業をはじめる方に口頭だけで教えると作業の漏れが発生しやすくなります。また、慣れると必要なチェックを省略したり、作業者の行いやすい方法で入力したりして、ミスを引き起こしてしまします。マニュアルがあることで作業手順の見直しもできるので、作成時はメンドウかもしれませんが、ぜひマニュアルの作成は優先的に行いましょう。

適度に休憩をとる

入力業務に限ったことではありませんが、適度に休憩をはさむのは重要です。同じ作業を繰り返していると集中力が低下し、入力ミスが発生しやすくなります。お昼休憩とは別に、作業中も1時間作業したら5分休憩するなどして、集中力を回復させるのが大事です。

入力作業を自動システム化する

チェック体制を強化するほど、そこに割く人員が必要になります。チェックに割ける人員が足りない場合は、システムを導入して自動化するのも対策の一つです。Excelで商品コードを入れると商品名や注文単価を自動で入力するように関数を組んでおく、紙の資料をスキャンし文字を読み取ってデータ化するOCR、あらかじめ決めた作業を繰り返し行ってくれるRPAなどの利用も検討してみてはいかがでしょうか。

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まとめ

入力ミスの原因とトラブルの事例、ミスを防ぐ対策を紹介しました。チェックを強化するとその分、人員や時間がとられます。そこに割く時間や人員が足りない場合は、システムの導入を検討してみると良いかもしれません。入力ミスを起こしたときの損害や人件費を考えると実はそう高いものではない場合もあります。最近では、初期投資が安価なものも登場していますので、ぜひチェックしてみてください。