学習したさまざまな内容から人間のように判断をする「AI」が話題となっています。求めている答えにより近い検索結果や画像生成、レシピの提案など利用方法は多種多様です。また、事務作業といった業務の効率化を目的とした利用も増えています。AIを利用した多くのツールの中で「AI OCR」を聞いたことがあるでしょうか？この記事では、AI OCRについて解説するとともに機能を利用する際のメリット、どのように業務効率化に活かせるのかといった点にも触れています。
OCRからAI OCRへ
やさしく解説！OCRとは
OCR（オーシーアール）は、Optical Character Readerの略で光学文字認識のことです。通常、スキャナなどで読み取ってデータになった写真や画像の中にある文字をコンピューターは読み取れません。OCRによって処理されたデータをコンピューターは初めて「文字」として認識します。
技術としては1920年代より開発と研究が行われたのち、日本では郵便番号処理に初めて導入されました。その後、家庭へパソコンの普及が進むと一般の方も利用できるようになっていきます。しかし、アルファベットを利用する欧米に比べて日本語は数が多く、漢字も加わるなど複雑です。そのため、読み取り精度が低くOCRを使用しても結局打ち直さなければならず、印象としてはあまり良くありませんでした。
OCRが読み取った文字を判定するには、OCRが持っているデータと読み取ったデータを比較して合致率の高い文字を正解として表示します。なぜ合致率と表記したかというと、たとえばパソコンやワープロで打った「あ」も書体によって文字の形が変わります。さまざまな形の文字をコンピュータは数値にして比較し、正解が「あ」と導かれるといった仕組みだからです。
「め」と「ぬ」といった似たような文字を誤読するのは、まぁ理解できるかもしれません。しかしときどき、とんでもない文字に変換されてしまうのは、コンピューターが近い数値で判断した結果と言えます。しかも、OCRのみでは人間がデータを追加する作業を行わないとずっと同じ間違った答えを出したまま。性能を上げるためには、アップデートが必要というわけです。
AIが加わって劇的に変わったOCR
これまでは定期的な文字データのアップデートにより性能を上げてきましたが、AIの技術を取り入れることでさらに読取り性能を上げられるようになりました。
なぜAIが加わると読取り性能が上がるのかというと、文字を数値化したデータだけでなく形や前後の文字列などさまざまな要素により判定できるためです。カンタンに言うと文字を判定する際に、これまでは正面の１方向からだけで判断していたことを正面だけでなく横や上、周りの状況も含めて多角的に見て判断できるといったところでしょうか。
さらにAIによって、手書き文字の読取り精度がグンとあがりました。手書き文字の読取り比較については、下記の記事をぜひ参考にしてみてください。
AI OCRを業務に利用するメリット
これまでのOCRよりも良くなったと言われるAI OCRですが、業務に取り入れるとどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。
時間が節約できる
取引先各所から送られてくる書類、全文ではないものの一部をPCで転記しているということはありませんか？文書だけでなく、注文書や請求書、納品書や契約書など業務にかかわる書類は多いです。内容の一部を転記するだけでも時間がかかります。そんなとき、AI OCRを利用してデータ化してあればデータから転記したい場所へコピー＆ペーストするだけです。
注文書や請求書などは、決まった個所から自社システムへの転記だけという場合もあります。AI OCRで読取りだけでなく、他のツールと連携して入力まで自動で行えたらかなりの時間節約になるでしょう。
ミスが軽減される
転記で怖いのは打ち間違いです。特に請求書などは1ケタ間違えるだけでも大変なことになります。また、転記していた行を間違えていたというのも良くある話です。ミスを減らすために、二重チェックを行っているところもあるでしょう。
AI OCRでデータ化していれば、変換したデータチェックだけですみます。変換されたデータをチェックするだけなので、二重チェックの必要はなくなるかもしれません。
検索がカンタンになる
保管されている文書を急に探さないといけなくなったことはないでしょうか。紙書類の場合は、特に大変です。ある程度目星をつけていても、内容を読み返さないといけません。また、PCに取り込んである文書でも、OCR処理がされていないと文書内の文字を検索できません。
クラウドのファイルストレージサービスでは、OCR処理されている文書ファイルの内容を読み取って何が書かれているかを検索できるところもあります。ファイルを1つずつ開いて確認しなくても良いので、検索効率は格段に上がるでしょう。
共同作業がしやすくなる
紙書類の保存だけでは、誰かがその書類を確認している間は他の人が閲覧することができません。データ化し社内の所定個所に保存していれば、誰かが見ている間は確認できないといったことがなくなります。
働く場所がそれぞれ違う社員でも、所定個所にアクセスできれば同じ書類を見ながら仕事を進められるでしょう。書類の取り扱いについてはルール決めなどが必要ですが、作業が迅速に行えるのは間違いないのではないでしょうか。
AI OCRを利用してみたいと思ったらAI JIMY Paperbot
業務効率化にOCRを初めて検討する方や少ない予算で始めたい方はAI JIMY Paperbotがおすすめです。
手書き文字にも対応のAI OCRを使用しており、世界最高水準の文字認識率を達成しています。また、文字認識した結果をExcelや個別の管理システムへ自動入力ができるRPAも搭載しています。データ入力やリネームの作業のための機能が数多く搭載しています。このツール一つで業務の自動化が実現化が可能です。
無料トライアルを行っているので、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。
AI JIMY Paperbotを利用するメリット
OCRに生成AIとRPAを搭載 一つのツールでデータ入力作業を完結
画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。
無料で誰でもカンタンに使用可能
AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。無料で利用開始できますので、カンタンに試すことができます。
自動でファイル名を変換できるリネーム機能
リアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。
AI類似変換で社内のマスタと連携し、文字認識が向上
日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。
多様な業務で活用
さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。
まとめ
AI OCRの解説と導入するとどのような業務メリットがあるのかをお伝えしました。AIの進化によって、これまでのツールがどんどん使いやすくなっています。その一方で、何ができて業務にどういった影響を与えられるのかが、わからないことも多いでしょう。たくさんの機能が付いているから良いではなく、この業務を効率化するには何が必要かを考えると選びやすくなるかもしれません。AI OCRに限らず、ぜひいろいろなツールを試してみてください。
