知っているとお得!PDFをOCR化すると仕事がラクになる?!

紙の書類をデジタルデータとして管理する際、多くの企業がPDFにしているのではないでしょうか。PDFで管理する場合、OCRを使って文字情報を持たせることで、様々なメリットを受けることができます。今回は、PDFをOCRに通すメリットを解説していきます。

目次

OCRとは?

OCRとは、手書きや活字の文字を認識させ、テキストデータとして文字起こしするための技術です。これまではデータとして文字起こしをするには、人による手作業が必要でした。OCRを使うことにより、自動的にテキスト変換してくれます。さらに最近は、OCRにAIの機能が加わったAI OCRもあります。AI OCRはOCRと比較して、文字認識精度がさらに向上しています。

PDF化するメリット

紙の書類をPDFで取り扱う上で、PDF自体を利用するメリットとは何なのでしょうか。ここでは、PDFのメリットを解説します。

データの改ざんを防止できる

PDFを利用すると、データの改ざんを防止することができます。紙書類の場合、汚れや筆跡の違いから分析して改ざんされているかどうかを判断します。一方でセキュリティ機能のあるPDFの場合、PDF自体に電子署名を付けることで、ファイル内でデータ改ざんが行われたかを容易にチェック可能です。

また、PDFはパスワード設定や閲覧設定による制限もできるため、セキュリティの観点で優れていると言えます。

ソフトウェアに依存せずにファイルを見ることができる

PDFファイルを閲覧する際、特定のソフトウェアに依存せずにファイルを開くことができます。Wordのような文書作成ソフトウェアで作成されたファイルを開く場合、通常はそのソフトウェアを使うか、もしくは互換性のあるソフトウェアを使わなばなりません。

しかしPDFファイルの場合、PDFリーダがあれば作成時以外のソフトウェアを使用しても問題なく閲覧が可能です。特定のソフトウェアを準備する必要がないため、気軽に開いたり共有したりすることができます。

PDFをOCR化するメリット

ファイルを作成するだけでも便利なPDFですが、OCR化のメリットは実際にどういったものがあるでしょうか。詳しく見ていきます。

検索がカンタンになる

OCRを使うことによって、保存している電子データに対して文字検索をかけられるようになります。書類に記載している文字をOCRで文字認識をし、文字起こしを行います。

文字をデータ化すると、文字検索ができるようになります。PCなどで検索できるようになれば、必要な情報をすぐにピックアップして見つけ出すせるため、作業の時間短縮になるでしょう。

書類やPDFテキストのコピペが可能になる

OCRで文字をデータ化すれば、PDFに記載している文字をコピーして他のドキュメントにペーストが可能になります。PDFにある文字は画像データのため、何もしなければコピーはできません。しかし、画像データをテキストデータへ変換するとPCなどで文字として認識することができるため、コピペができるようになります。

同様の書類を再度作成したり、必要な箇所だけをコピーして新たな書類に張り付けたりすることも可能です。特に間違いやすい言葉や文章などを引用する際は、文字をデータ化して使用するとミスも減るのではないでしょうか。

PDF化したい書類が多いなら AI JIMY Paperbotがおススメ!

業務効率化にOCRを初めて検討する方や少ない予算で始めたい方はAI JIMY Paperbotが◎手書き文字にも対応できるAI OCRを使用しているうえに、出力結果を別ファイルやソフトへ自動入力ができるRPAも実装しています。無料トライアルを行っているので、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。

AI OCRにRPAを搭載したデータ入力自動化ツール/ AI JIMY Paperbot
参照サイト: https://aijimy.com/

AI JIMY Paperbotを利用するメリット

誰でもカンタンに使用可能

AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。

ひとつのツールで完結

画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。

自動でファイル名を変換

1クリックでリアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。

AI類似変換で文字認識が向上

日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。

多様な業務で活用

さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。

まとめ

紙の書類や画像をPDFとしてデジタル化する際、OCR機能を使って文字データに変換するとさまざまなメリットがあることを今回は紹介しました。これまで保管に場所を取っていた紙書類も、デジタルデータとしてPCなどに保存すれば場所に困りません。ぜひ一度、PDFのOCR化について試してみてはいかがでしょうか。

 

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