OCR技術の基本とその機能
今回はOCRを活用した作業効率をアップする方法について、書いてみたいと思います。
その前に、そもそもOCRとはどんな技術なのでしょうか？
OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）は、画像やPDFファイルなどの画像ファイルに含まれる文字情報を読み取り、デジタルなテキストデータに変換する技術です。スキャナで取り込んだ紙の文書やスマホ・デジカメで撮影した写真、スクリーンショットの中の文字を認識して、編集や検索、分析が可能なテキストデータに変換します。
この技術は、専用のOCRソフトやクラウドサービスを通じて利用でき、特に業務効率化の分野で活用されています。たとえば、紙の請求書や名刺をデータ化してデータベースに登録したり、PDFの書類をテキストとして抽出して編集可能にすることが可能です。さらに近年ではAIを活用した高度なOCRが登場し、手書き文字の認識や多言語対応、表やレイアウトを保持したデータ化が可能になっています。
OCRの活用により、手動でのデータ入力が不要になり、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が期待できます。特に、大量の紙文書を扱う業務やアーカイブのデジタル化を進める企業にとって、欠かせない技術となっています。
スキャンした紙の表をデータ化する方法
紙に書いてある表形式の文字を、表形式を維持したままデジタル化するには、どのような方法があるのでしょうか？いくつかのパターンを見ていきましょう。
手入力によるデータ化
手入力は柔軟性がある一方で、効率面やミスのリスクを考えると、大量のデータには不向きと言えます。一方で、件数が少ない場合には手軽に実施できるため有効な手段であるとも言えます。
■メリット
高い正確性
手入力は、人が内容を確認しながら入力するため、（少数の件数であれば）誤字や認識ミスを防ぎやすいです。特に数字や特殊記号などの認識が必要な場合に有効です。
自由度が高い
形式が特殊な表や不規則なレイアウトの場合でも、人が判断しながら入力するため、柔軟に対応できます。専用ツールでは対応しにくい表現にも対応可能です。
コストの抑制
初期投資が少なく、専用のソフトウェアや機材が不要です。少量のデータ入力であれば、効率的に作業できます。
■デメリット
作業時間が長い
手作業のため、大量のデータを入力する場合には時間がかかり、効率が悪くなります。長時間の作業は疲労やミスにつながる可能性もあります。
ヒューマンエラーのリスク
人の手による作業は、注意不足や疲労によるミスが避けられません。特に同じ内容を繰り返し入力する場合は、集中力が切れる可能性が高くミスに直結してしまいます。
人件費がかかる
大量のデータを入力する場合、複数の人員が必要になるため、コストが高くなることがあります。手入力の効率が低い分、全体的なコスト増が懸念されます。
Microsoft Wordで表をデータ化する方法
Microsoft Wordを使ったデータ化は、少量のデータや簡単な表であれば十分に役立ちます。ただし、認識精度や効率を考慮すると、必要に応じてより高度なツールを検討するのがおすすめです。
■メリット
手軽に利用できる
Microsoft Wordは多くの企業や個人で普及しており、特別なソフトウェアを導入せずにデータ化を手軽に試みることができます。
表のレイアウトを保持しやすい
Wordには表形式のデータを扱う機能があり、スキャンした画像やPDFから表を認識して自動的に表形式に変換できるため、レイアウトをある程度維持できる特徴があります。
編集が容易
テキストデータに変換後、Word上で直接テキストや数値を修正したり、レイアウトを調整したりできるため、軽微な修正が簡単に行えます。また、マクロ機能と組み合わせることで、データの取込みだけではなく、その後の業務自動化まで実現することも可能です。
■デメリット
認識精度に限界がある
OCR機能に依存するため、手書き文字や複雑なレイアウトの表は正確に認識されない場合があります。特に細かいセルや不規則なレイアウトでは誤認識が発生しやすくなります。
表形式の調整が必要
取り込んだデータが期待通りの形式にならないことが多く、セルの位置やサイズ、データの内容を手動で修正する手間が発生することがあります。また手作業となることから、そこでミスが発生する可能性もあります。
大量データには不向き
WordのOCR機能は基本的な機能しかないため、文書や少量のデータに向いており、大量の表データを効率よく取り込むことは苦手としています。
Microsoft Excelを活用したデータ化の方法
Excelを利用した方法は、データ処理や分析を前提とする場合に特に便利ですが、データ量や元の表の形式に応じて、別の方法やツールとの併用を検討することをおすすめいたします。
■メリット
データ処理や分析に直結できる
Excelは表計算ソフトとして優れており、取り込んだデータをそのまま分析や計算、グラフ作成に利用できるため、後工程がスムーズです。また、Word同様にマクロ機能が優れているため、取り込んだデータを業務自動化に活用がしやすいメリットもあります。
表形式を保持しやすい
Excelの「画像からデータを取得」機能（※Office 365や最新バージョンに搭載）を使えば、紙の表を高い精度で取り込めます。列や行の構造を再現する機能が備わっています。
調整や編集が簡単
取り込んだデータはExcelの表形式で保存されるため、セル単位での編集や調整が容易です。計算式の挿入やフィルタ設定もその場で行えます。
■デメリット
認識精度に限界がある
特に手書き文字や細かいセル構造、装飾が多い表では正確な認識が難しく、データの修正が必要になる場合があります。
大量データ処理には向かない
Excelの画像取り込み機能は、一度に大量のデータを効率的に取り込むことには不向きです。複数の表を処理する場合、手動での操作が多くなります。
特定の機能が必要
最新のExcelバージョンやOffice 365のサブスクリプションが必要です。古いバージョンでは画像取り込み機能が利用できないため、環境に制約があります。
Googleドキュメントを使ったOCR機能の活用
Googleドキュメントは手軽に使える一方、表形式のデータ化には限界があるため、簡易的なデータ化や少量のデータ向けに適しています。複雑な表や大量のデータには、専用ツールや他の方法を併用することをおすすめいたします。
■メリット
クラウドベースでどこでも利用可能
Googleドキュメントはクラウドで動作するため、インターネット環境があればどのデバイスからでもアクセス可能です。データの共有やコラボレーションが簡単に行えます。
無料で利用できる
Googleアカウントを持っていれば、追加費用をかけずにOCR機能を含むドキュメント作成ツールを使用できます。予算に制約がある場合でも導入しやすいです。
OCR機能の利用が簡単
Googleドライブに画像やPDFをアップロードし、Googleドキュメントで開くことで、自動的に文字認識が行われます。手間が少なく、表形式もある程度再現可能です。
■デメリット
表形式の再現性が低い
GoogleドキュメントのOCRは文字の認識に優れている一方、複雑な表のレイアウトやセル構造を正確に再現するのは難しいです。結果として、手動での修正が必要になる場合があります。
大規模データには不向き
一度に大量のデータを効率的に処理するのには向いておらず、大規模な表のデータ化では時間や手間がかかります。
認識精度に限界がある
特に手書き文字や小さなフォント、汚れのある紙では認識精度が下がる傾向にありますので、注意が必要です。
AI JIMY Paperbotで表をデータ化する方法
紙にある表形式のデータ取込みの仕方をいくつか確認してきましたが、簡易な表や少量のデータであれば対応できますが、実務で使うような複雑な表形式や大量データには不向きでした。
こちらでは、OCR専用ソフトウェアである「AI JIMY Paperbot」で、チャレンジしてみたいと思います。
AI JIMY Paperbotの概要
AI JIMY Paperbotは、シー・システム株式会社が開発したAI OCR（光学文字認識）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の機能を備えた自動化ツールです。このツールは、紙文書やPDF、FAXで受信した帳票をデジタルデータとして取り込み、業務プロセスを効率化します。主な機能には、以下のような特徴があります。
- 高精度なAI OCR
手書き文字や印刷文字を認識し、データを抽出します。複雑な帳票構造でも取り込むことが可能です。 - RPAとの連携
抽出したデータを、RPA機能を用いてエクセルや業務システムに自動登録することができます。これにより、手作業を削減し業務効率化とヒューマンエラーを防ぎます。 - ノーコード環境
ITスキルが低い現場部門の方でも、習得が容易なノーコード開発環境を持っており、非エンジニアの方でも簡単に導入可能です。 - 定額制と柔軟な導入
無料版も提供されており、追加料金なしでOCR機能やRPA機能を利用できるため、手軽に試すことが可能です。
導入から運用までの流れ
AI JIMY Paperbotは、Microsoft Storeからインストールすることができる、AI OCRソフトウェアです。
AI JIMY Paperbotを立ち上げると、まずはワークフローの作成から始めます。その後、取り込み設定、仕分け、文字認識、データ出力、RPA連携とそれぞれのステップに沿って設定していくことで、データ取込みからRPAによるシステム連携まで、ワンストップで実現ができます。
詳細な設定方法につきましては、下記の記事をご参照ください。
紙に書かれた表を取り込んでデータ化する際の強み
高性能なAI OCRとRPAの仕組みを持つAI JIMY Paperbotで、先の例と同様に紙に書かれた表組を取り込むと、どのような効果が得られるのでしょうか？
- 精度と効率性
AI JIMY PaperbotのOCR技術は、表形式のデータ構造を保持しつつ、正確にデジタル化します。手書きの表でも認識率が高く、複雑な帳票にも対応可能です。 - 自動化の容易さ
データ抽出後はRPAと連携し、業務システムやクラウドデータベースに、人手を介さず、直接データを登録することが可能です。例えば、指定したフォルダに画像ファイルが保存されたタイミングで、フローが動くようにしておけば、プロセスを完全に自動化させることができ、時間とコストを削減します。 - コストパフォーマンス
一般的なAI OCRでは、読み取る項目毎に課金される仕組みとなっています。これは読み取る項目数が多くなればなるほど、1枚当たりの読取単価が上がってしまうことになります。一方、AI JIMY Paperbotでは、読取単位は1項目ではなく1枚となるため、どれだけ項目数が多くてもページ当たりの単価があがることはありません。
AI JIMY Paperbotは、紙文書のデジタル化を手軽かつ効率的に行いたい企業や個人にとって、特に有用なツールです。無料版で試用し、その機能性を確認することをお勧めします。
AI JIMY Paperbotを利用するメリット
OCRに生成AIとRPAを搭載 一つのツールでデータ入力作業を完結
画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。
無料で誰でもカンタンに使用可能
AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。無料で利用開始できますので、カンタンに試すことができます。
自動でファイル名を変換できるリネーム機能
リアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。
AI類似変換で社内のマスタと連携し、文字認識が向上
日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。
多様な業務で活用
さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。
まとめ
今回は、紙に書かれた表形式のデータのデジタル化について、書いてみました。人が転記作業をする以外にも、さまざまな方法で実現することが可能でした。ただ、一般的なツールでは、簡易な表組であったり、少量の取り込みなどの制限があることもわかりました。
一方で専門的なOCRツールを使うと、高い精度で取り込むことができ、業務効率化を推進することができるのもわかりました。
AI JIMY Paperbotは、AI OCR機能＋RPA機能で、更に強力に業務効率化を進めるツールですので、是非お試しください。
