5分でわかる!初心者にも取り組めるDX化の定義と部門別事例

最近では、テレビやネットでもDX(デジタルトランスフォーメーション)という言葉をよく見たり耳にしたりすることが多くなっています。わかっているつもりでも、詳しく説明できる方は社内でも実は少数というところも多いのではないでしょうか。本記事では、DXの定義やなぜ国を挙げて取り組んでいこうとしているのか、部署別の取り組み事例を紹介します。

目次

DX化は一日にして成らず!その定義とは

DX(デジタルトランスフォーメーション)の直訳はデジタルで変革(トランスフォーム)するという意味です。しかし「デジタル化」「デジタル活用」をDXと思ってしまう方が少なからずいます。

要するに、資料のペーパーレス化やコミュニケーションツールとしてメール・チャットを導入するだけではDXとは言えません。企業内でいえば、これまでの作業にデジタル技術を導入してどのような点で業務を効率化または、環境を変えることができたかが重要になります。DX化が「一日にして成らず」というのは、検証する時間も必要でそういった点も踏まえて考えていく必要があります。

また他社のマネをして導入してみたことが、自社に合うとも限りません。ここがDX化の難しいところで、自社の業務フローや環境、文化に合わせてツール選びをしなければいけません。

チャットツールを導入したからコミュニケーションが増えるとも限りませんし、キーボードを打つのが苦手な方は話したほうがむしろ早ければ意味がなく、DX化とは言えないでしょう。

スウェーデン・ウメオ大学のエリック・ストルターマン教授がDXの提唱者として知られていて「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でよい方向に変化させる」とDXを定義しています。利用する方が仕事や生活面で恩恵を受けたと感じるには、時間がかかるので長期的に考えていく必要があるようです。

DX化の目的を考える

周りが騒いでいるから、国が推奨しているからというだけでDX化に着手すると行き詰ってしまいます。企業内で考える際は、大きく下記の3つに分けられるのではないでしょうか。

  • これまでにないサービスや商品、ビジネスモデルの実現
  • コスト削減、製品品質の向上、業務上の効率化
  • 働く環境の変化

具体的に詳しく見ていきましょう。

これまでにないサービスや商品、ビジネスモデルの実現

デジタル技術の向上により、人の手だけではできなかった膨大な量のデータ処理も可能な時代になりました。職種としても大量のデータを分析する仕事を担う人が出てくるなど、大きく変化しています。データを分析していく中で、人が求めていても実現していないサービスや商品を創り出すこともDX化の一つです。また、取り扱うデータをスピーディに分析することも現在のビジネスモデルに大きな変化をもたらしているのではないでしょうか。

コスト削減、製品品質の向上、業務上の効率化

DX化と聞いて、コスト削減や業務効率化を思い浮かべる方も多いでしょう。たとえば、手作業で仕分けしていた伝票を自動仕分けする機器、もしくはアプリケーションを導入したとします。ここまではDX化とは言えません。3日かかっていた作業が導入した結果、半日で済むようになれば手の空いた従業員はほかの仕事を行えたり、残業を減らしたりできます。業務効率化やコスト削減に貢献していることから、DX化が成功したと言えるでしょう。

また昨今では画像認識の技術も上がっていて、人間の目では確認できない違いをAIを組み込んだシステムが判別することで製品の品質向上を図り、さらには目視検査による時間も削減できたといった事例もあります。

働く環境の変化

従業員が最も変化を感じやすいのは、働く環境の変化ではないでしょうか。2020年から始まった感染症対策により、テレワークに切り替えた企業も多くありました。これまでは全国に支店がある企業や海外展開している企業でしか使用されていなかったビデオ会議システムは、中小企業も含めて多くの会社に利用されるようになっています。

外部向けのミーティングだけでなく、社内ミーティングにも気軽に利用されることで出社せずにコミュニケーションを図れます。出社しないことで、通勤時間を削減し家族との時間が増えるなど労働環境に大きな変化を与えました。今後は、会社の所在地から離れた地方の方を雇用したり、海外に住む方を採用することへのハードルも下がっていくのではないでしょうか。

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部署別にみるDX化の取り組み事例

企業内にはさまざまな部署があります。それぞれ行う業務が違うので、いきなり全社的に考えるよりは各部門でDX化に取り組んでいくと行いやすいのではないでしょうか。いくつか事例を見ていきましょう。

管理部門

申請書や書類などまだ紙媒体の取り扱いが多い部門です。特に申請書は手書きをシステムに転記するといった作業が発生します。申請書や書類をデジタル化し保管することで容易に検索できたり、置き場所の問題が解消されたりします。書類探しが容易になれば業務効率アップが望めますし、ペーパーレスは事務費の削減になるので、DX化を目指しやすいのではないでしょうか。

経理部門

経理部門では、PLの作成や諸経費の精算など数字のミスが許されない部門です。転記を繰り返せば、それだけミスも多くなります。最近の経理システムでは、経費や請求書などの入力を行えばPLや決算書類まで作成できるものがほとんどです。さらにクラウド版を使用することで、社内から作業を行う必要がなくテレワークにも対応ができます。欲を言えば、経理システムへの入力も自動化させるとさらに業務効率化を図ることができるでしょう。

営業部門

トークマニュアルや商品情報をデータ化し共有することで「担当者によって話が違う」「急な商談により資料が準備できない」といったことも減るのではないでしょうか。また顧客からの問い合わせ時は履歴を共有しておくことで、担当者がいない場合も待たせることなくこれまでの経緯を踏まえながら説明が可能です。

またQAにいたっては、Web上に掲載しておくだけで同じ問い合わせが減るという結果が出ています。QAに関してもさまざまなツールが出ていますので、更新者や頻度なども加味して自社に合ったものを選んでみてください。

マーケティング部門

大手企業にはありますが、中小企業ではなかなかマーケティングにまで人材を割けないのが現状です。ITの発達によって、昨今では一般の方でも多くのデータを取り扱ったり、分析したりすることが可能になりました。マーケティングをしている企業とでは、顧客の獲得率に差が出てきます。また、飛び込み営業やアポ電といった数打ちゃ当たる的な非効率な営業を行う必要がありません。

既存客の動向を追えるツールも出てきていますので、DX化の一環としてマーケティングツールを導入し営業に活かすのも良いのではないでしょうか。

DX化を進めるなら、はじめてでも使いやすいAI JIMY Paperbotがおススメ

業務効率化にOCRを初めて検討する方や少ない予算で始めたい方はAI JIMY Paperbotが◎手書き文字にも対応できるAI OCRを使用しているうえに、出力結果を別ファイルやソフトへ自動入力ができるRPAも実装しています。無料トライアルを行っているので、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。

参照サイト: https://aijimy.com/

AI JIMY Paperbotを利用するメリット

誰でもカンタンに使用可能

AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。

ひとつのツールで完結

画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。

自動でファイル名を変換

1クリックでリアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。

AI類似変換で文字認識が向上

日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。

多様な業務で活用

さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。

まとめ

DX化と聞くとITに苦手意識を持っている方は「縁遠いもの」「自分ではわからない」と感じられるようです。本記事では企業での取り組みを中心にまとめていますが、個々の生活でもDX化は始まりつつあります。ほとんどの方が手にしている「スマートフォン」もそうです。難しく考えると手が出しにくく思いますが、少しずつ道具を使っていくだけでも変わっていきます。いきなりの変化はどのような方も着いていくことは難しいので、まずは導入して何がしたいのか、何を変化させていきたいのかと将来を見すえながら考えていくと取り組みやすいです。

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