電子帳簿保存法が改定され、2024年には電子取引の書類はデータ保存することが義務化されます。データ化の目的は、書類へのアクセスが速やかにできなければならず、自社で管理する場合にはファイル名に工夫が必要になります。とは言え、取引先から送付されるファイル名は指定しづらいため、自社で保存する際にファイル名を変更するというところも多いようです。本記事では、電子帳簿保存法に沿ったファイル名を一括で変更する方法を紹介しています。
※この記事は、2023年2月の時点で確認できた内容を元に作成しています。そのため、法改正後の内容に沿わない場合があります
電子帳簿保存法に沿ったファイル名とは
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、メールで送付された請求書や見積書などは電子保存のみとなります。電子帳簿保存法対応会計システムを使用せずに自社のシステム内で保存できますが、その場合は速やかに検索できることが条件です。
引用元：国税庁公式サイト掲載パンフレット
- 取引年月日、取引額、取引先により検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索できること
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
上記のように細かく指定されているので、国税庁より発行されているパンフレットなどで確認し正しく保存するようにしましょう。
ファイル名をカンタンに変更する方法
メールなどで請求書といった書類が送付されてきても、取引先によっては電子帳簿保存法に対応したファイル名ではないことがあります。その場合、改めて自社でファイル名の変更を行って保存しなければなりません。保存時にファイル名が対応するように変更しておけばいいのですが、書類がたまってから変更するのは大変です。ここからは、ファイル名をまとめて変更する方法についていくつか紹介します。
フォルダ内のファイルを連続編集
Windowsに標準で装備されている「エクスプローラー」では、各ファイルの名前を任意に変更できます。しかしこれでは毎回右クリックをして「名前を変更」しなければなりません。フォルダ内の名前を変更していきたいときは「Tabキー」を使って、素早く変更できます。
①変更したいファイルの上で右クリックし「名前の変更」を選択。
②ファイル名を変更したら「Enterキー」ではなく「Tabキー」を押す。
③新しいファイルの名前が変更できるようになります。すべて変更し終わったら「Enterキー」を押して完了。
ファイル名を一括変換する
エクスプローラー機能では、各ファイル名をすべて同じ名前にすることもできます。たとえば、同じ取引先名をファイル名にする場合、必要なファイルすべて選択して1ファイルのみ名前を変更。
ファイル名を変更したら「Enterキー」を押すと選択したファイルの名前がすべて変更されます。
この操作では、あくまですべて同じファイル名になり、連番が付くのみです。ファイル名を別にしたい場合は「Enterキー」ではなく、「Tabキー」で変更していきましょう。
また、間違ってしまった場合は他の操作をする前であればファイル名を元に戻すことが可能です。フォルダ内のファイルがない白紙部分を右クリックして「元に戻す-名前の変更」を選択すると戻せます。
PowerRenameでファイル名に文字を追加する
PowerRenameは、無料で公開されているMicrosoftのユーティリティ「PowerToys」の機能のひとつです。PowerToysは、Microsoftストアからダウンロードできます。
①PowerToysをインストールしたら、エクスプローラー画面で対象ファイルを選択し右クリックをすると「PowerRename」が表示されるので、選択します。
②検索内容は、正規表現が使用できます。今回は「ファイル名に”請求書”が含まれる」という条件を「^請求書 (.*)」と入れます。置換内容にあてはまるファイルは取引先を追記したいので「国税商店_請求書」というようにファイル名を変更します。
ここで「適用の対象」は「Filename only」を選択しておいてください。「extension」を選択していると拡張子を変更することになります。拡張子を変更するとファイルが開けなくなったり、壊れたりすることもあるため注意してください。設定が済んだら「適用」をクリックするとファイル名が変更されます。同一フォルダ内に同じ名前のファイルがある場合は、連番が付与されます。
ファイル名を変更した場合、システムに影響を及ぼす場合があります。PowerRenameの操作方法や正規表現については、下記より確認のうえ、十分注意してご利用ください。
Windows 用 PowerToys PowerRename ユーティリティ
https://learn.microsoft.com/ja-jp/windows/powertoys/powerrename
ファイルの内容を確認しながらファイル名を変更
PowerToysをインストールするとファイルのプレビューを利用できます。これまでの方法では、ファイル名を一括で変更するのみで個別に金額を入れたりすることができません。ファイル保存の名称に金額の付与は必要ですが、一つひとつファイルを開いていくのはメンドウです。PowerRenameをインストールしたのであれば、プレビュー機能を使用してファイル名を変更するのも良いかもしれません。
①PowerToysをインストールするとエクスプローラーのアドオンが追加されます。各ファイルのプレビューについては、設定より変更が可能です。PDFについては、Adobeとの互換性が良くないようなのでオフが推奨されています。
②Windowsのエクスプローラー表示メニューから「プレビューウィンドウ」を選択します。
③対応するファイルの内容を開くことなく確認できるので、プレビューを確認しながらファイル名の変更が可能です。
電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを使用する
各クラウド会計サービスを利用している場合は、証憑書類を取り込むと同時に電子帳簿保存法に則って保存を行ってくれるので、気にすることはありません。中でもMoneyForwardは証憑書類用のファイルサーバー「MoneyForwordクラウドBox」を無料で提供。MoneyForwordの各サービスとの連携はもちろん、有料サービスを利用していなくても使用が可能でシステムは自社、書類の保存はクラウドサービスをカンタンに実現できます。
保存時に必要項目を入力してアップロードするだけで、リストを作成し検索しやすくしています。またタイムスタンプの検証機能を備えているので、税務調査で求められても提出しやすい環境です。各サービスの連携をすると便利ですが、そこまで予算が取れない方はこういったサービスを利用してみてはいかがでしょうか。
証憑から取得した文字情報でファイル名を自動付与
検索要件に必要なファイル名を自動的に付けるなら、AI JIMY Paperbotを試してみてはいかがでしょうか。AI JIMY Paperbotなら証憑書類の内容を読み取って、取引先・取引日・金額など必要な項目をファイル名として自動で付けられます。
AI JIMY Paperbotでは付与条件を設定をしたワークフローに証憑を取り込むだけで、自動的にファイル名を変更することができます。さらにファイルの保存先となるフォルダ名にも既定値や変数を設定することが可能です。読み取った証憑書類をの名前を変更するだけでなく、フォルダ毎の仕分けも自動でできるようになります。
またソフト内で完結できるRPA機能も搭載しているので、Excelで作成された索引リストに入力していくことも可能です。
そんな電子帳簿保存法への対応にも役立つ入力業務自動化ツール【AI JIMY Paperbot】 詳しくは下記リンクをご覧ください。
AI JIMY Paperbotを利用するメリット
誰でもカンタンに使用可能
AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。
ひとつのツールで完結
画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。
自動でファイル名を変換
1クリックでリアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。
AI類似変換で文字認識が向上
日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。
多様な業務で活用
さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。
まとめ
電子帳簿保存法に対応したファイル名を実際につけていく作業について紹介しました。今回の電子帳簿保存法改定により、業務内容も少しずつ変化していかなければなりません。ただ、うまく対応すれば税務調査時の対応が効率化され、素早く終えることができるかもしれません。始まったばかりの内容については、まだどれが一番良い方法なのかわからないことも多いでしょう。さまざまな事態をシミュレーションしつつ、自社に最も合った方法を見つけてみてください。
