電子帳簿保存法(改正)におけるAI OCRの利用事例をわかりやすく解説

令和4年1月1日から電子帳簿保存法が改正されました。本記事では電子帳簿保存法やAI OCRに関して解説した後、電子帳簿保存法(改正)におけるAI OCRの利用事例をわかりやすく解説していきます。

※この記事は、2023年2月の時点で確認できた内容を元に作成しています。そのため、法改正後の内容に沿わない場合があります

目次

電子帳簿保存法(改正)について

電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書、請求書などの国税関連帳簿書類を、一定の条件を満たすことによって電子化して保存を認める法律です。多くの企業が電子化を進める中、電子帳簿保存法はペーパレスに対応し、納税者の国税関連帳簿書類の保存に関わる負担を減らすために必要とされる法律です。

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。改正内容のうち可視性の確保を目的として、受信・送信両方の電子データに命名規則を設定。電子データをPCなどで検索してすぐに取り出せるように、管理しなければいけないという保存法の要件ができました。

具体的には「日付」「取引先名」「取引金額」の3つの項目で、保存データを検索できるようにしておかなければなりません。ファイル名をどのようにつけて管理するかを考える必要性があり、受け取ったメールをそのままフォルダに保存するということはできなくなりました。

AI OCRについて

AI OCRとは、書類を画像データとして取り込んで文字認識を行い、テキストデータとして文字起こしするための技術です。従来、紙の帳票に記載がある情報をシステムに入力する業務は、作業員が紙の帳票を見ながら手作業で行われていました。

AI OCRを使うことで、人の代わりに文字を読み取れます。RPAとあわせると、入力業務まで一貫した自動化が実現可能です。結果、入力作業に充てられた作業員の時間を削減することができるようになります。

電子帳簿保存法によるAI OCRによる利用事例

電子帳簿保存法の改正により、電子データに命名規則を設定してすぐに検索して取り出せるように、管理していく対応が必要となりました。

電子帳簿保存法対応において、今AI OCRが注目されています。AI OCRを使って帳票に記載している取引先、金額、日付を自動でデータ化し検索用データとして登録すれば、大幅な作業軽減を実現できます。

近年、AI OCRの文字認識精度はかなり向上しており、活字だけでなく手書きの注文書や納品書などもかなり高い文字認識率を誇っています。

AI JIMY Paperbot」では、読み取った帳票ごとに文字認識を行い文字起こしをした後、あらかじめ決めたファイル名で帳票別にPDFを出力することができます。またPDF出力時、読み取った文字をPDFのファイル名に加えることが可能です。

たとえば「日付」「取引先名」「取引金額」の項目を持つ見積書があった場合、以下①~③を行うことで、「Sample:\Documents」フォルダに「日付_取引先名_取引金額.pdf」と出力したPDFのファイル名に文字認識をした内容を加えられます。

  1. 読み取り帳票のPDFデータを「AI JIMY Paperbot」に取り込む
  2. 「日付」「取引先名」「取引金額」を読み取る
  3. ファイルパス「Sample:\Documents\日付_取引先名_取引金額.pdf」で出力

つまり、「AI JIMY Paperbot」に請求書や納品書のPDFを取込むだけで、電子帳簿保存法に則ったファイルを自動生成することができるというわけです。

参照サイト: https://aijimy.com/

AI JIMY Paperbotを利用するメリット

誰でもカンタンに使用可能

AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。

ひとつのツールで完結

画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。

自動でファイル名を変換

1クリックでリアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。

AI類似変換で文字認識が向上

日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。

多様な業務で活用

さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。

まとめ

AI OCRを使うことで、電子データの管理における業務効率化の方法を解説しました。電子帳簿保存法の改正によって、帳簿や決算書、請求書などの国税関連帳簿書類の電子データを、すぐに検索して取り出せるように管理する必要性が出ています。ぜひ、この機会にAI OCRの導入を検討してみてください。

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