電子帳簿保存法に沿った書類関係の電子化が2024年より義務化されます。そのため、保存方法の変更を急ぐ企業も多いのではないでしょうか。意外に細かい内容もあり、対応に四苦八苦していると聞くこともあります。特に多くの書類が発生する請求書や注文書などの整理は、手がかかります。本記事では、電子帳簿保存法に記載されている検索要件に焦点をあてて解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
※この記事は、2023年2月の時点で確認できた内容を元に作成しています。そのため、法改正後の内容に沿わない場合があります
電子帳簿保存法で決められていること
電子帳簿保存法とは、国税にかかわる書類を電子データとして保存しても良いとしている法律です。電子帳簿保存法施行規則第3条第1項には、帳簿を電子データで保存する場合の要件が規定されています。電子データは、改ざんできないことや修正の履歴がわかるようなシステムを使用しなければなりません。
「電子帳簿保存法対応」としているサービスを利用すれば、帳簿の電子保存はそこまで難しいことではないでしょう。問題は、その帳簿にかかわる書類の保存方法です。電子帳簿保存法で決められている電子取引の検索要件は、以下の通りです。
引用元：国税庁公式サイト掲載パンフレット
- 取引年月日、取引額、取引先により検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索できること
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
証憑書類との紐づけや検索機能をを持たせるといった要件が満たされていれば、外部の会計システムを導入せずとも自社のシステムやExcelなどを使用しても電子帳簿保存法の対応はできます。
検索要件を自社で満たす方法
Excelで索引簿を作成する
企業の中には外部会計サービスを導入するほどの書類や証憑が発生しないこともあるでしょう。その場合、Excelを使用して検索要件を満たすことが可能です。
以下のようにExcelで索引簿を作ります。
Excel機能の「フィルタ」を使用すれば、要件に沿った検索が行えます。ただし、ファイル名には連番を入れる必要があり「1_国税商店_領収書」とするなど、索引簿を見たうえでファイルを速やかに検索できなければなりません。
この方法は索引簿を別途作らなければならないので、書類が少ないうちは良いですが多いと手間になる恐れがあります。またファイル名に連番を付け忘れると違反となってしまうので、管理に注意が必要です。
保存ファイル名に検索要件を入れて対応
もう1つの方法は、保存するファイルに検索要件となる「取引年月日」「取引額」「取引先」を入れる方法です。送られてきた書類や証憑書類を保存する際に、ファイル名に入れておけばシステム内で検索が可能になります。
Windowsエクスプローラーの検索バーを使用するとそれぞれの項目で検索可能です。また、日付の範囲をしてした検索も行えます。
たとえば、上記のようにファイルが並んでいて「2022年1月31日以降、2022年2月15日まで」のファイルを探したい場合は、「名前: >20220131 AND 名前 : <20220215」と検索バーに入れると該当するファイルを表示することができます。
しかし、Windowsの検索バーでは金額の範囲指定ができません。日付としている個所はあくまで数字であり、50,000円以上の書類を検索したいとしても、日付部分の数字が大きいためすべて選択されてしまいます。
では意味がないかと言うとそうではありません。範囲指定や任意の組み合わせ条件の検索には、緩和処置があり税務調査の際に「こちらの証憑を見せてください」と言われてすぐに応じて出力または見せられる状態であれば、不要としています。また、売上高が1,000万円以下の事業者は3つの検索要件については、調査時にすぐに見せることができれば不要です。
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、この範囲を指定して条件を設定できる機能及び二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保は不要となる。 また、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たっては、その判定期間に係る基準期間の売上高が1,000万円以下の事業者である場合であって、かつ、上記のダウンロードの求めに応じることができるようにしているときは、全ての検索機能の確保の要件が不要となる。
引用元：国税庁「電子帳簿保存法取扱通達解説（趣旨説明）」
書類の保存時にファイル名も自動付与しよう
紙の請求書といった書類を電子帳簿保存法に対応させるのは大変。そんなときは、AI OCRを搭載しているAI JIMYがおススメです。手書き文字の読み取りや出力結果を別ファイル、ソフトへ自動入力ができるRPAも実装。電子帳簿保存法に沿ったファイル名に指定して保存も1クリックで行えます。無料トライアルを行っているので、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
電子帳簿保存法に沿って書類を保存する際の検索要件について解説しました。電子帳簿保存法に対応したサービスをすぐに導入できる場合は、保存方法やファイル名のつけ方などを気にする必要はほとんどないでしょう。どちらにせよこのほかにもシステムマニュアルの整備など運用ルールは細かく指定されていますので、国税庁から発行されているパンフレットを確認して抜け漏れのないよう対応することが大事です。
