電子部品営業部
環境規制情報登録・顧客回答資料作成
課題
電子部品メーカーや商社から届くRoHS・REACH適合証明書は、発行元ごとに書式や表現が異なる。製品番号、適合規格、対象物質、閾値、発行日、対象型式を環境規制台帳へ登録し、顧客からの適合確認依頼へ回答している。証明書の有効性確認と型式のひも付けに時間がかかっていた。
解決策
メーカーごとに様式が異なる証明書はAI項目抽出で環境規制管理に必要な情報を整理する。製品番号と品目マスタを照合し、発行日が古いものや対象型式が不一致のものを確認対象にする。環境管理担当者が内容を確認した後、顧客回答用の資料へ展開する。
成果
証明書と製品型式のひも付けを一覧で確認でき、顧客回答に必要な資料を探す時間を減らせた。規制判断は担当者に残しながら、証明書の更新漏れを抑えられた。
環境規制の適合判断を自動化するのではなく、証明書と製品マスタの照合を支援する使い方が適している。
金型保全部
保全履歴登録・交換部品管理
課題
金型の分解清掃や部品交換では、現場担当者が作業内容、ショット数、摩耗状態、交換部品、測定値を紙のメンテナンス記録へ記入している。金型を分解しながら端末を操作するのは難しく、紙の記録を残している。作業後に保全履歴や部品在庫へ転記するため、次回メンテナンス時期の確認に時間がかかっていた。
解決策
作業中の記録は紙のままにし、金型ごとの定型記録票を処理して保全履歴へ登録する。ショット数や交換部品を金型マスタと照合し、次回点検時期や部品在庫の確認候補を作成する。保全担当者が内容を確認した後、在庫引落しと次回予定へ反映する。
成果
金型を分解する現場の作業性を保ちながら、保全履歴の登録を整理できた。交換部品と金型番号のひも付けが明確になり、予防保全の予定も立てやすくなった。
製造現場の紙記録は、設備や工具の近くで作業するための合理性がある。後工程の履歴登録と部品管理を効率化するのが自然な進め方になる。
自動車販売部
車両情報登録・整備案件作成
課題
自動車販売店では、車検証や整備見積書をもとに車両情報、顧客情報、走行距離、整備内容、部品、工賃を顧客管理や整備システムへ登録している。車検証と見積書で表記が異なる場合があり、受付担当者が複数画面へ転記する負担が大きかった。
解決策
車検証のような定型的な書類は定型帳票として処理し、整備見積書は店舗書式に応じて項目を整理する。車台番号や登録番号をキーに顧客・車両マスタと照合し、整備内容は担当者が確認した後、整備案件と部品発注の登録へつなげる。
成果
車両情報と整備内容を別々に入力する作業を減らし、受付時の登録漏れを抑えられた。車台番号を軸に顧客・車両・整備案件をひも付けやすくなった。
車検証と整備見積書で帳票の性質が違うため、定型読取りとマスタ照合を組み合わせるのが現実的である。
経理部
請求処理
課題
限られた期間で自社の購買記録と請求情報に相違がないか照合、システム転記、支払いとこなす中でミス発生や残業の常態化が深刻
解決策
購買記録とデータ化した請求情報を自動照合、不一致取引のみを確認し、人が修正を加える「半自動」フローを実装。システム連携用、銀行送金用のデータを発行することで1件ずつ手入力する工程を省いた
成果
確認以外は無人で実行するため作業そのものの負担を低減。確認作業に集中できるためミスを減らして業務品質を担保
未入金や多重振り込みといったミスが許されない正確性と、締め日厳守の速度、双方を求められる月に一度の一大業務です。作業者の負担と企業におけるコストをともに削減できた、どちらにとっても嬉しい事例です。
海外貿易部
インボイス・B/L転記
課題
複雑な輸入書類（インボイスやB/L）から支払いに必要な情報を抽出。慣れるのに時間がかかること、慣れてからも作業に時間がかかるため、常に作業者依存を極めていた
解決策
AIによる帳票理解と必要情報の抽出、プログラムによるデータの成型加工を組み合わせ支払いに関する情報の整理を自動化。英語表記や表現の揺れはAIが吸収、AIの持つ揺れはプログラムが取捨選択することで人間と同等の作業を実現
成果
新人の習熟・定着促進、ベテランが負担する教育コスト軽減を実現。部内の人間なら誰もができる作業に
自社製品、サービスに対する知識とは別に、輸入にかかわる専門知識が要求されるため、時間も労力もかかりがちな仕事です。AIの理解力とプログラムのルールに基づいた処理をかけ合わせた「機械の作業者」との協力フロー、ワクワクしませんか？
コールセンター事業部
賃貸申込書の内容登録
課題
1件当たりの申込書から複数へ転記を行っている。 入力に多くの時間を要しており、転記条件が多岐に渡るためミスも発生している
解決策
AI OCRで申込書を読取、必要情報を抽出し結果を人が確認する。 結果と事前に作成したルールに基づいて各種システムに自動転記
成果
1件当たり30分かかっていた入力業務が確認のみとなり8~10分になりました。
人が暗黙知で行っている作業が200通りほどありました。 自動化された時の作業からの解放感と今までやっていた事が可視化されて大変な作業から解放された時間を達成感を両社とも感じました。
購買部
仕入照合・入力
課題
自社の発注記録と納品書の不整合がないか確認、入力する作業に工数を取られていた。
解決策
フォルダに保存された納品書を自動的にデータ化、Excel転記、発注記録と照合する仕組みを設計。確認後、基幹システムに取り込ませるデータへ変換
成果
作業の簡略化にともない、ベテラン新人関係なく作業品質を維持 工数も70%近く削減、
作業を簡単にすることで得られる効果は単に工数削減だけではありません。 ミス防止、属人化の解消、労働環境の改善などにつながります。 今回の事例では、人の作業は「納品書をPDF化してフォルダに保存」と「照合で不一致となった結果の確認」の2つに絞り、タスクに集中できるバックオフィスを実現できました。
生産管理部
受注入力
課題
得意先名、納品先名、商品名の情報から商品コードの特定をして入力をしないといけないがそれぞれの書き方に表記揺れがあり特定が困難。
解決策
読取した結果から特定の文字が含まれていたら各得意先コード等を抽出し、商品名からは文字列の規則性からサイズ情報を抽出した後、商品コードの割り当てを行った
成果
月約16時間ほどかかっていた受注入力業務が確認のみとなり2時間になりました。
商品コード割当までに順番に各種マスタの参照を人が行っている手順通り再現することで実現ができ、お客様に「できるんだ」と驚かれました。
項目ごとの従量課金制があり、予算内に抑えるためになかなか展開できない項目ごとの従量課金で、予算に収まらない。
項目数縛りなし、枚数上限まで展開可能
クラウド経由による漏洩リスク
設定を内製させてもらえない
業務改善の進め方がわからない
