営業・営業事務
受注入力
課題
取引先ごと独自の表記、独自の様式を見て入力。複雑であるため時間や労力がかかっており、注力したい営業活動や顧客対応の時間を圧迫
解決策
表記や様式の異なる状態から必要な受注データのみを抽出することで複雑さを回避。チェック後のデータをシステムに入力する工程はRPAに実行させることで入力作業を削減
成果
営業機会創出・顧客フォローといったコア業務に注力できる環境を整備。受注件数と顧客満足度ともに向上
判断、確認は人しか持っていない重要な機能です。この機能を、注文書を読み理解する、システムに入力する、という「作業」ではなく、取引先とのやり取りという「業務」に使うことで生産性の最大化を進めることができます。
購買部
仕様情報登録・受入検査準備
課題
仕入先から届く納入仕様書には、品名、型式、材質、寸法、許容差、検査方法、包装条件などが記載される。仕入先ごとに書式が異なり、購買担当者が仕様変更の有無を確認して社内の商品マスタや受入検査基準へ反映している。変更箇所の見落としが品質問題につながることがあった。
解決策
仕入先ごとに形式が異なる仕様書はAI項目抽出で共通項目へ整理し、既存の商品マスタと比較できる差分候補を作成する。仕様変更の承認や受入検査基準への反映は品質保証と購買が確認し、確定した情報だけをマスタ更新へ回す。
成果
仕様書の内容を既存マスタと比較しやすくなり、変更箇所の確認漏れを抑えられた。購買担当者は文書の転記よりも、変更の影響確認と仕入先への照会に集中できた。
仕入先ごとの仕様書を一律の定型帳票にするのが難しい場合は、AI項目抽出と既存マスタとの差分確認を組み合わせるとよい。
自治体福祉課
申請受付登録・訪問調査準備
課題
介護保険認定申請では、申請者情報、主治医、希望するサービス、連絡先などを受付台帳へ登録し、訪問調査や主治医意見書の回収へつないでいる。窓口や郵送で届く書類の記載漏れを確認しながら複数の台帳へ転記するため、受付件数が多い時期は入力作業が集中していた。
解決策
自治体指定の申請書は定型帳票として受付項目を取得し、住所コードや担当地区マスタと照合する。未記入や主治医情報の不足を確認対象として示し、窓口担当者が原本と本人確認を行った後、訪問調査準備用の一覧へ出力する。
成果
受付内容を複数台帳へ転記する負担を減らし、調査担当へ渡す準備を早められた。不備のある申請を早期に把握でき、申請者への確認連絡も行いやすくなった。
行政手続きでは、本人確認や支給要件の判断を残し、受付登録と不足情報の確認を支援する使い方が現実的である。
保険金サービス部
査定情報登録・不足資料確認
課題
保険金請求の査定では、医療機関から届く健康診断書や診断書の書式が病院ごとに異なる。傷病名、検査日、検査結果、治療歴、医師所見などを査定システムへ登録するため、担当者が書類ごとに記載箇所を探して入力している。査定判断そのものは専門担当者が行う必要がある。
解決策
医療機関ごとにフォーマットが異なるため、AI項目抽出で査定に必要な情報を項目名ベースで整理する。請求案件とのひも付け候補や不足資料を一覧化し、医学的な査定判断は担当者が行う。確定した情報だけを査定システムへ登録する。
成果
書式の違う医療書類から必要情報を同じ構成で確認でき、登録作業のばらつきを抑えられた。担当者は診断内容の確認や約款上の判断に集中しやすくなった。
医療書類のように様式がばらばらなものはAI項目抽出の出番だが、保険金支払の判断まで自動化するものではない。
宿泊部
宿泊者情報登録・本人確認記録管理
課題
宿泊施設では、チェックイン時に宿泊者情報を紙の宿泊者名簿へ記入してもらい、予約情報と照合している。外国籍の宿泊者や団体予約では記載内容や添付資料の確認が増え、フロント担当者が予約管理システムへ転記する負担が大きかった。本人確認そのものは対面で行う必要がある。
解決策
フロントでの本人確認と署名は残し、宿泊者名簿は定型帳票として予約番号や宿泊情報との照合に利用する。予約情報と一致しない項目や本人確認書類の不足だけを確認対象にし、確定した宿泊実績を管理システムへ登録する。
成果
フロント担当者が名簿と予約情報を何度も見比べる負担を減らせた。本人確認を人が担う運用を維持しながら、宿泊実績の登録漏れや部屋割りの確認をしやすくなった。
本人確認が必要な業務では、紙と対面の工程を残し、登録や照合の後処理を効率化する方が自然である。
営業企画部
見積台帳登録・案件進捗管理
課題
販売店や営業担当から届く見積依頼書は、メール本文、Excel、PDFなど形式が一定していない。顧客名、案件名、対象製品、数量、希望納期、競合情報を営業企画が見つけて見積台帳へ登録しているため、案件化の初動が遅れ、担当者によって登録内容にも差が出ていた。
解決策
形式がそろわない見積依頼はAI項目抽出で案件登録に必要な情報を整理する。顧客名と製品名を社内マスタに照合し、担当営業の割当候補を付けた一覧を作成する。営業企画が内容を確認した後、案件管理システムへ登録する。
成果
依頼書を最初から読み込んで台帳へ転記する時間を減らし、案件登録の初動をそろえられた。営業担当者は見積条件の確認や顧客への追加質問に時間を使えるようになった。
案件化の判断を自動化するのではなく、登録に必要な情報を先に整えることで、営業の初動を支援できる。
物流部
配車情報登録・配送状況管理
課題
出荷部門から届く配送依頼書には、納品先、荷姿、重量、時間指定、車格、温度帯、荷役条件などが記載される。依頼元ごとに書式が異なり、配車担当者が内容を見ながら配車システムへ入力している。冷凍・冷蔵、ゲート車指定、納品予約などの条件を見落とすと、当日の再手配につながっていた。
解決策
配送依頼書はAI項目抽出で配車に必要な条件を共通項目へ整理する。納品先コード、車格、温度帯、時間指定をマスタや配車条件と照合し、条件不一致の依頼だけを確認対象にする。確定した配送情報を配車システムへ連携する。
成果
依頼書の形式が違っても、配車担当者が確認すべき条件を同じ画面で把握できるようになった。温度帯や車格の指定漏れを早い段階で発見でき、再手配のリスクを抑えられた。
物流では帳票を読んで終わりではなく、車格や温度帯など配車条件へ変換するところに価値がある。
安全衛生部
危険予知記録登録・是正状況確認
課題
工場や建設現場では、作業前に危険予知活動を行い、危険要因、対策、参加者、確認者を紙のKYシートへ記入している。現場では作業前の短時間で記録するため紙が使いやすく、後から安全衛生部が活動実績と未是正事項を集計している。記録の回収と集計が月末に集中していた。
解決策
現場でのKY活動と紙への記入は残し、回収したシートを定型帳票として処理する。危険要因と対策の記録を拠点・作業種別ごとに集計し、是正期限を過ぎた項目だけを確認対象として一覧化する。安全衛生部は傾向分析と是正フォローに集中する。
成果
現場の活動方法を変えずに、活動実績の集計と未是正事項の確認を早められた。拠点ごとの危険傾向を比較しやすくなり、安全パトロールの重点箇所も決めやすくなった。
安全活動は紙の運用が現場に根付いていることも多く、記録後の集計とフォローを効率化する方が定着しやすい。
食品製造部
衛生点検記録登録・逸脱確認
課題
食品工場では、温度、洗浄、異物混入防止、手洗い、CCP確認などを工程ごとのチェックシートへ記入している。製造中は現場で紙を確認しながら記入する方が作業しやすく、紙運用を残している。記録回収後の入力と、基準外の記録を探す作業に時間がかかっていた。
解決策
工程ごとに様式が決まっているチェックシートは定型帳票として設定する。記録後のデータから基準外、未記入、確認者未署名を自動的に確認対象へ回し、食品安全担当者が原本と照合する。確定データは監査用の一覧と衛生記録へ出力する。
成果
紙の衛生チェックを継続したまま、逸脱記録を先に確認できるようになった。監査時に記録を探す時間が減り、CCPの確認状況や是正履歴も追いやすくなった。
HACCPの判定を機械に任せるのではなく、記録の抜けや基準外を見つける補助として使うのが適している。
項目ごとの従量課金制があり、予算内に抑えるためになかなか展開できない項目ごとの従量課金で、予算に収まらない。
項目数縛りなし、枚数上限まで展開可能
クラウド経由による漏洩リスク
設定を内製させてもらえない
業務改善の進め方がわからない
