倉庫管理部
入荷実績登録・数量差異確認
課題
倉庫では、入荷した商品を現場で検品し、数量、外装状態、ロット、賞味期限などを紙の入荷検品票へ記入している。フォークリフトや検品台の周辺では紙の方が扱いやすく、後から入荷実績をシステムへ入力している。発注数量と実入荷数量の差異確認に時間がかかっていた。
解決策
現場の検品は紙のまま継続し、入荷検品票を定型帳票として処理する。発注データと商品コード、数量、ロットを照合し、数量差異や賞味期限の基準外だけを確認対象として一覧化する。確認後に入荷実績を在庫システムへ登録する。
成果
倉庫の検品方法を変えずに、入荷実績の登録と差異確認を整理できた。数量差異のある入荷を先に確認でき、在庫計上の遅れや誤登録を減らしやすくなった。
現場での検品動作を守りながら、発注データとの照合を後工程で行うことで、紙運用と在庫精度を両立できる。
医療材料管理室
使用材料登録・ロット追跡
課題
手術室では、使用した医療材料の品名、数量、ロット番号、使用患者、使用日を紙の使用記録へ記入している。術中に端末を操作するより紙の方が安全で、使用材料と記録票を一緒に扱えるため、紙運用を残している。手術後に在庫システムと患者記録へ転記する作業が集中していた。
解決策
手術中の記録は紙のままとし、手術終了後に使用記録を定型帳票として処理する。医療材料マスタとロット情報を照合し、数量やロットの不一致だけを確認対象にする。確定後、在庫引落し用データとトレーサビリティ記録へ分けて出力する。
成果
術中の運用を変えずに、手術後の転記を整理できた。ロット番号と患者記録のひも付けが確認しやすくなり、在庫引落し漏れや追跡情報の欠落を抑えられた。
安全性が優先される現場では、紙をなくすのではなく、使用後の在庫・トレーサビリティ登録を軽くする設計が有効である。
総務部
点検結果登録・改善指示管理
課題
複数拠点の防災設備点検では、消防設備業者から点検報告書がPDFや紙で提出される。拠点ごとに設備数や記載形式が異なり、総務担当者が不良箇所、改善期限、再点検予定を一覧へ転記している。法定点検の期限管理と改善状況の追跡が担当者任せになっていた。
解決策
業者ごとに書式が異なる点検報告書はAI項目抽出で拠点、設備、判定、不良内容、改善期限を整理する。消防設備マスタと照合して未改善・期限超過の案件を一覧化し、総務担当者が原本と確認した後、改善指示と再点検管理へつなげる。
成果
拠点ごとの点検結果を一つの一覧で確認でき、改善期限が近い不良箇所を先に把握できるようになった。点検報告書から管理台帳へ転記する作業も減らせた。
点検業者ごとに帳票が違っても、管理したい項目が決まっている場合は、AI項目抽出から期限管理へつなげやすい。
情報システム部
アカウント登録・権限確認
課題
入社、異動、プロジェクト参加のたびに、所属部門からアカウント発行申請書が提出される。申請書をもとに複数のクラウドサービスや社内システムへ利用者情報と権限を登録しているが、申請内容の転記と承認状況の確認に時間がかかっていた。権限の妥当性は情シスが判断する必要がある。
解決策
社内で様式が統一されている申請書は定型帳票として処理し、利用者情報、所属、利用開始日、申請ロール、承認情報を取得する。退職日や異動日との不整合、承認漏れを確認対象とし、情シスが最小権限と職務分離を確認した後、発行対象だけをRPAの登録工程へ渡す。
成果
アカウント発行前の不備確認をそろえ、複数システムへの転記を減らせた。権限判断を情シスに残しながら、発行作業へ進める申請を整理できるようになった。
権限を自動承認するのではなく、申請内容の整理と登録作業の前段を自動化することで、安全性を保ちやすい。
カスタマーサポート部
不具合分類・品質部門への連携
課題
製品不具合の受付内容は、電話メモ、メール、Webフォーム、販売店からの報告書など形式が一定していない。製品名、ロット番号、発生状況、使用環境、顧客の要望を品質部門へ引き継ぐ際、担当者が文章を読み替えて登録しているため、分類や緊急度にばらつきが出ていた。
解決策
自由記述を含む受付情報はAI項目抽出で不具合管理に必要な情報を整理し、製品マスタとロット情報を照合する。重大度の最終判断は品質担当者が行い、受付内容を品質調査用の案件票と顧客回答待ち一覧へ分けて出力する。
成果
受付担当者による要約のばらつきを抑え、品質部門へ渡す情報をそろえられた。ロットや製品の特定が早くなり、重大度判断が必要な案件を優先して確認できるようになった。
文章の意味をすべて自動判断させるのではなく、品質調査に必要な情報を整理し、担当者が判断しやすい形にするのがポイントになる。
化学品管理部
化学品台帳登録・リスク情報更新
課題
化学品メーカーから届くSDSは、発行元によってレイアウトや項目名が異なり、日本語・英語の資料が混在している。化学品名、CAS番号、危険有害性、保管条件、廃棄方法、改訂日を化学品台帳へ登録しているが、改訂版の差分確認と台帳更新が担当者の負担になっていた。
解決策
発行元ごとに形式が異なるSDSはAI項目抽出で台帳管理に必要な情報を整理する。CAS番号や化学品名を既存マスタと照合し、改訂日が新しい資料や危険有害性の変更候補を確認対象にする。安全衛生担当者が内容を確認した後、台帳を更新する。
成果
日本語・英語を含むSDSを共通項目で比較でき、改訂版の確認対象を絞り込めた。化学品台帳の更新漏れを抑え、保管・廃棄ルールの見直しにもつなげやすくなった。
SDSの安全判断をAIに任せるのではなく、改訂情報と台帳更新の候補を整理する使い方が適している。
自動車販売部
車両情報登録・整備案件作成
課題
自動車販売店では、車検証や整備見積書をもとに車両情報、顧客情報、走行距離、整備内容、部品、工賃を顧客管理や整備システムへ登録している。車検証と見積書で表記が異なる場合があり、受付担当者が複数画面へ転記する負担が大きかった。
解決策
車検証のような定型的な書類は定型帳票として処理し、整備見積書は店舗書式に応じて項目を整理する。車台番号や登録番号をキーに顧客・車両マスタと照合し、整備内容は担当者が確認した後、整備案件と部品発注の登録へつなげる。
成果
車両情報と整備内容を別々に入力する作業を減らし、受付時の登録漏れを抑えられた。車台番号を軸に顧客・車両・整備案件をひも付けやすくなった。
車検証と整備見積書で帳票の性質が違うため、定型読取りとマスタ照合を組み合わせるのが現実的である。
印刷部
校正内容登録・制作工程への展開
課題
印刷物の校正では、営業や顧客から赤字修正、文字差替え、色指定、写真差替え、納期変更などの指示が紙やPDFで届く。制作担当者が内容を確認して工程管理表へ転記しているが、修正指示が多い案件では対応漏れや旧版の参照が起きていた。
解決策
校正指示書から案件番号、版数、修正箇所、納期、色校正の要否などを整理し、制作工程管理表へ反映する。版数の不一致や納期変更があるものを確認対象にし、デザイン・製版担当者が原稿と照合してから作業指示を確定する。
成果
校正指示を工程管理へ反映する時間を短縮し、最新版の確認を先に行えるようになった。制作担当者は転記よりも、実際の修正内容と印刷条件の確認に集中できた。
校正内容は人の目で確認する必要があるため、指示の意味を自動確定せず、版数や納期など管理項目の整理に使うのがよい。
学校保健室
来室記録登録・健康傾向集計
課題
学校の保健室では、児童生徒の来室理由、症状、処置、帰宅・授業復帰の判断などを紙の来室記録へ記入している。来室時に端末を操作するより、児童生徒の状態確認と対応を優先できるため紙運用を残している。月次の集計や学年別の傾向把握に時間がかかっていた。
解決策
保健室での対応と紙の記録は変更せず、回収した来室記録を定型帳票として処理する。来室理由や処置区分を共通分類へ整理し、重複来室や特定の症状が多い学年を集計できる一覧を作成する。個別の健康判断や保護者連絡は養護教諭が行う。
成果
児童生徒への対応を優先する運用を維持しながら、月次集計の負担を減らせた。学年や時期ごとの来室傾向を確認しやすくなり、保健指導の資料も作りやすくなった。
個人情報を扱う現場では、入力自動化の範囲を記録整理と集計に限定し、健康判断は担当者に残すことが重要である。
項目ごとの従量課金制があり、予算内に抑えるためになかなか展開できない項目ごとの従量課金で、予算に収まらない。
項目数縛りなし、枚数上限まで展開可能
クラウド経由による漏洩リスク
設定を内製させてもらえない
業務改善の進め方がわからない
