紙の書類をデジタルデータとして管理する際、多くの企業がPDFにしているのではないでしょうか。PDFで管理する場合、OCRを使って文字情報を持たせることで、様々なメリットを受けることができます。今回は、PDFをOCRに通すメリットを解説していきます。
画像・PDFを文字起こしする技術「OCR」とは？
OCRとは、手書きや活字の文字を認識させ、テキストデータとして文字起こしするための技術です。これまではデータとして文字起こしをするには、人による手作業が必要でした。OCRを使うことにより、自動的にテキスト変換してくれます。さらに最近は、OCRにAIの機能が加わったAI OCRもあります。AI OCRはOCRと比較して、文字認識精度がさらに向上しています。
PDFをテキスト化（OCR処理）する2つのメリット
ファイルを作成するだけでも便利なPDFですが、OCR化のメリットは実際にどういったものがあるでしょうか。詳しく見ていきます。
全文検索が可能になり、資料探しが0秒に
OCRを使うことによって、保存している電子データに対して文字検索をかけられるようになります。書類に記載している文字をOCRで文字認識をし、文字起こしを行います。
文字をデータ化すると、文字検索ができるようになります。PCなどで検索できるようになれば、必要な情報をすぐにピックアップして見つけ出すせるため、作業の時間短縮になるでしょう。
文字のコピペが可能になり、手入力が不要に
OCRで文字をデータ化すれば、PDFに記載している文字をコピーして他のドキュメントにペーストが可能になります。PDFにある文字は画像データのため、何もしなければコピーはできません。しかし、画像データをテキストデータへ変換するとPCなどで文字として認識することができるため、コピペができるようになります。
同様の書類を再度作成したり、必要な箇所だけをコピーして新たな書類に張り付けたりすることも可能です。特に間違いやすい言葉や文章などを引用する際は、文字をデータ化して使用するとミスも減るのではないでしょうか。
【無料あり】PDFを文字起こしする主な方法
PDFや画像の文字をテキスト化する方法は、大きく分けて3つあります。 「無料で1枚だけやりたい」のか、「業務で大量の書類を処理したい」のかによって、最適な方法を選びましょう。
1. Googleドライブを使う（無料）
Googleアカウントがあれば、特別なソフトを使わずに無料で文字起こしが可能です。
【手順】
- GoogleドライブにPDFファイルをアップロードする
- ファイルを右クリックし、「アプリで開く」＞「Googleドキュメント」を選択
- 自動的に変換処理が始まり、テキスト化されたドキュメントが開く
メリット：完全無料で、インストールも不要。
デメリット：画像と文字が混ざった複雑なレイアウトだと、文字化けや配置崩れが起きやすい。
2. 無料のオンラインOCRサイトを使う
「PDF OCR 無料」などで検索すると出てくる、ブラウザ上で変換できるWebサービスです。
【手順】
- サイトにアクセスし、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
- 「変換開始」ボタンを押し、完了したらテキストファイルをダウンロードする
メリット：スマホからでも利用でき、操作がシンプル。
デメリット：ファイルを外部サーバーにアップロードするため、請求書や顧客リストなどの機密情報には不向き（セキュリティリスクがある）。
3. PCインストール型のOCRソフトを使う
業務で使うなら、セキュリティと精度が安定している専用ソフトがおすすめです。 PDF編集ソフト（Adobe Acrobatなど）にも機能はありますが、OCRに特化したツールなら「フォルダに入れたら自動でExcel化」といった自動化も可能です。
メリット：大量のファイルを一括処理でき、オフラインで使えるものならセキュリティも安心。手書き文字に対応した「AI OCR」など高精度なものも多い。
デメリット：有料の製品が多い（※無料トライアルがある製品も多い）。
どのツールがいいか迷ったら？
以下の記事で、ビジネスで安心して使えるおすすめのOCRツール・アプリを5つ厳選して比較しています。「スマホで撮って文字起こししたい」「会社のPCで大量に処理したい」など、目的に合ったツールを見つけてください。
大量のPDF文字起こしなら「AI JIMY Paperbot」
業務効率化にOCRを初めて検討する方や少ない予算で始めたい方はAI JIMY Paperbotがおすすめです。
手書き文字にも対応のAI OCRを使用しており、世界最高水準の文字認識率を達成しています。また、文字認識した結果をExcelや個別の管理システムへ自動入力ができるRPAも搭載しています。データ入力やリネームの作業のための機能が数多く搭載しています。このツール一つで業務の自動化が実現化が可能です。
無料トライアルを行っているので、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。
AI JIMY Paperbotを利用するメリット
OCRに生成AIとRPAを搭載 一つのツールでデータ入力作業を完結
画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。
無料で誰でもカンタンに使用可能
AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。無料で利用開始できますので、カンタンに試すことができます。
自動でファイル名を変換できるリネーム機能
リアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。
AI類似変換で社内のマスタと連携し、文字認識が向上
日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。
多様な業務で活用
さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。
まとめ
紙の書類や画像をPDFとしてデジタル化する際、OCR機能を使って文字データに変換するとさまざまなメリットがあることを今回は紹介しました。これまで保管に場所を取っていた紙書類も、デジタルデータとしてPCなどに保存すれば場所に困りません。ぜひ一度、PDFのOCR化について試してみてはいかがでしょうか。
