知っているとお得！PDFをOCR化すると仕事がラクになる？！

2023年4月17日

紙の書類をデジタルデータとして管理する際、多くの企業がPDFにしているのではないでしょうか。PDFで管理する場合、OCRを使って文字情報を持たせることで、様々なメリットを受けることができます。今回は、PDFをOCRに通すメリットを解説していきます。

▶AI OCRとRPAが標準搭載！書類のデジタル化からデータ入力まで自動で完了！AI JIMYはこちらから

OCRとは？

OCRとは、手書きや活字の文字を認識させ、テキストデータとして文字起こしするための技術です。これまではデータとして文字起こしをするには、人による手作業が必要でした。OCRを使うことにより、自動的にテキスト変換してくれます。さらに最近は、OCRにAIの機能が加わったAI OCRもあります。AI OCRはOCRと比較して、文字認識精度がさらに向上しています。

PDF化するメリット

紙の書類をPDFで取り扱う上で、PDF自体を利用するメリットとは何なのでしょうか。ここでは、PDFのメリットを解説します。

データの改ざんを防止できる

PDFを利用すると、データの改ざんを防止することができます。紙書類の場合、汚れや筆跡の違いから分析して改ざんされているかどうかを判断します。一方でセキュリティ機能のあるPDFの場合、PDF自体に電子署名を付けることで、ファイル内でデータ改ざんが行われたかを容易にチェック可能です。

また、PDFはパスワード設定や閲覧設定による制限もできるため、セキュリティの観点で優れていると言えます。

ソフトウェアに依存せずにファイルを見ることができる

PDFファイルを閲覧する際、特定のソフトウェアに依存せずにファイルを開くことができます。Wordのような文書作成ソフトウェアで作成されたファイルを開く場合、通常はそのソフトウェアを使うか、もしくは互換性のあるソフトウェアを使わなばなりません。

しかしPDFファイルの場合、PDFリーダがあれば作成時以外のソフトウェアを使用しても問題なく閲覧が可能です。特定のソフトウェアを準備する必要がないため、気軽に開いたり共有したりすることができます。

PDFをOCR化するメリット

ファイルを作成するだけでも便利なPDFですが、OCR化のメリットは実際にどういったものがあるでしょうか。詳しく見ていきます。

検索がカンタンになる

OCRを使うことによって、保存している電子データに対して文字検索をかけられるようになります。書類に記載している文字をOCRで文字認識をし、文字起こしを行います。

文字をデータ化すると、文字検索ができるようになります。PCなどで検索できるようになれば、必要な情報をすぐにピックアップして見つけ出すせるため、作業の時間短縮になるでしょう。

書類やPDFテキストのコピペが可能になる

OCRで文字をデータ化すれば、PDFに記載している文字をコピーして他のドキュメントにペーストが可能になります。PDFにある文字は画像データのため、何もしなければコピーはできません。しかし、画像データをテキストデータへ変換するとPCなどで文字として認識することができるため、コピペができるようになります。

同様の書類を再度作成したり、必要な箇所だけをコピーして新たな書類に張り付けたりすることも可能です。特に間違いやすい言葉や文章などを引用する際は、文字をデータ化して使用するとミスも減るのではないでしょうか。