AI OCRを導入することで、会社の業務効率化を実現し生産性の向上が期待されています。一方で、AI OCRをどのようなシーンで使うことができるのか、また利用することでどのくらいの費用対効果が見込めるのかは、意外とイメージすることが難しいのではないでしょうか。本記事では、AI OCR導入により、高い費用対効果が得られる利用シーンを紹介します。
AI OCRとは？
AI OCRとは、紙帳票を画像データとして取り込み、文字認識を行った後テキストデータとして文字起こしするための技術です。従来、紙の帳票に記載している情報をシステムに入力する業務は、作業員が紙の帳票を見ながら手で行われていました。AI OCRでは、人に代わって文字を読み取れます。
RPAツールと組み合わせると、文字の認識から入力業務まで一貫した自動化を実現可能です。結果、入力作業に充てられた作業員の時間を削減できます。
AI OCR導入によって費用対効果が見込める業務での利用シーン
AI OCR導入によって、どのような業務で費用対効果が見込めるのでしょうか。ここでは、より高い費用対効果が見込める業務をいくつか紹介します。
請求書のデータ入力
AI OCRを使うことで、様々な形式で作られた請求書のデータ入力を自動化することができます。AI OCRであれば、各企業が使用するフォーマットの読み取りも問題ありません。さらに、RPAツールを使えば入力業務を自動化することも可能です。そのため、これまで転記に割いていた時間を削減できます。
申込書のデータ入力
施設入会や商品購入をするために、お客様が記入する申込書の内容をシステムへ入力する作業にも、AI OCRを使うことができます。申込者が手書きする際に、申込書への記入や該当欄のチェックが行われます。AI OCRは活字だけでなく、手書き文字やチェックボックスの読み取りも可能です。
AI OCRを使って申込書の内容を項目ごとにデジタルデータとして文字を起こした後、RPAツールを使ってデータ入力作業を自動化することができます。申込書などの記入内容は転記ミスも起こりやすいですが、自動化すればそういったミスを軽減できるでしょう。
手書きアンケートの集計
顧客から受け取ったアンケートを手作業で集計する場合、大変な時間と労力が必要です。ここでもAI OCRを使えば、アンケートの集計を自動化できます。
AI OCRを使ってアンケート用紙に記載されている文字を読み取り、デジタルデータとして扱うことができます。アンケート用紙に記載される内容は、書き手によってくせ字やチェックの形などが様々で、判別しにくいことがあります。AI OCRであは読み取り精度が高いため、手書きでも文字認識が可能です。さらにRPAツールを使うことで、文字認識した結果をエクセルへ自動出力してデータの加工も行えます。
実際に費用対効果を確認するためにまずやるべきこと！
AI OCRを探せば、世の中には多くのツールが存在します。ここからは、導入時に高い費用対効果を出すために確認しておきたいことを紹介します。
無料版を試してみる
AI OCR製品のメーカーが用意している無料プランを試してみることをおすすめします。高い費用対効果が本当に得られるかどうかを知るためには、実際に使用してみることが大事です。実際にAI OCR製品を使い、シミュレーション通りにできるか運用実験を行えば、分かることが多々あるはずです。AI OCR製品のメーカーによっては、無料プランを用意しているところがありますので、一度試してみるところから始めてみるといいでしょう。
実際に利用している紙帳票で文字認識精度や操作性を確認
社内で利用している請求書や納品書などの紙帳票を使い、AI OCRの文字認識精度や操作性を確認しましょう。製品自体の文字認識精度や機能面がどんなに素晴らしくても、自社の業務で活用できなければ意味がありません。実際に使うことで、自社で扱っている帳票の文字認識精度や全業務の中でどこまで自動化できるかを把握できます。
導入する場合に発生する費用を調べる
AI OCRを導入する場合に発生する費用は、事前に調べておくべきです。AI OCRを導入して業務改善効果を図ることができたとしても、導入する際に発生する費用が高ければ、結果的に費用対効果が低くなって社内でも導入が難しいと判断されることが考えられます。
さらにメーカーによってはランニングコストと別で、イニシャルコストが発生する場合があります。AI OCRの費用対効果をしっかり把握したいのであれば、導入によって得られる効果だけでなく、利用し続けるために必要な費用もしっかり把握しておくことが大事です。
無料でAI OCRを試したいならAI JIMY Paperbotがおススメ！
社内文書や大量のデータを扱う場合でも、無料でまずは試すことができるサービスがおススメです。中でもOCRを初めて検討する方や少ない予算で始めたい方はAI JIMY Paperbotが◎手書き文字にも対応できるAI OCRを使用しているうえに、出力結果を別ファイルやソフトへ自動入力ができるRPAも実装しています。無料トライアルを行っているので、気になる方は試してみてはいかがでしょうか。
AI JIMY Paperbotを利用するメリット
OCRに生成AIとRPAを搭載 一つのツールでデータ入力作業を完結
画像の取り込みから取引先ごとの仕分け、手書き文字の認識、テキストデータの出力、業務システムへのデータ入力まで、一連の作業をAI JIMY Paperbotひとつで自動化できます。
無料で誰でもカンタンに使用可能
AI JIMY Paperbotは特別な技術知識は不要で、マウスだけの直感的な操作が可能です。RPAツールとの連携や専門知識が必要なAPIなどの開発作業は必要ありません。無料で利用開始できますので、カンタンに試すことができます。
自動でファイル名を変換できるリネーム機能
リアルタイム処理を行い、任意で電子帳簿保存法の改正にも対応したファイル名に自動で変換可能です。
AI類似変換で社内のマスタと連携し、文字認識が向上
日本語の認識は、手書きも含めてかなり高い精度で変換できます。間違いやすい商品名などの固有名詞は、あらかじめAI JIMY Paperbotに登録しておくことでさらに認識率が向上します。
多様な業務で活用
さまざまな業務で使用が可能です。FAXの受注入力、請求書の集計、手書きアンケートや申込書のデータ入力、作業日報のデジタルデータ化など多岐にわたる業務プロセスをサポートします。
まとめ
AI OCRを使用すれば、請求書や申込書の内容をデジタルデータとして変換した後、RPAツールを使ってデータ入力を自動化するまで実現が可能です。データ入力の自動化によって、入力作業に充てられた作業員の時間削減し、高い費用対効果を得られます。また、デジタルデータ化すると作業時間の短縮だけではなく、保管や過去の書類を探す手間にも改善が期待できます。実際に無料プランを使って社内でどのくらい費用対効果が見込めるのか、一度社内で検証してみてはいかがでしょうか。
