総務部 点検結果登録・改善指示管理
OCR導入事例｜総務部｜点検結果登録・改善指示管理
業者ごとに異なる防災設備点検報告書を整理し、不良箇所と改善期限の管理を効率化した。
こんな方に
おすすめ
おすすめ
点検業者ごとに報告書の形式が違う
不良箇所と改善期限を台帳へ転記している
法定点検の期限超過を防ぎたい
ひとつでも当てはまれば、この事例が参考になります。
この事例で活用した
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01
課題｜防災設備点検の転記と期限管理
複数拠点の防災設備点検では、消防設備業者から点検報告書がPDFや紙で提出される。拠点ごとに設備数や記載形式が異なり、総務担当者が不良箇所、改善期限、再点検予定を一覧へ転記している。法定点検の期限管理と改善状況の追跡が担当者任せになっていた。
02
解決策｜AI項目抽出と設備マスタ照合
業者ごとに書式が異なる点検報告書はAI項目抽出で拠点、設備、判定、不良内容、改善期限を整理する。消防設備マスタと照合して未改善・期限超過の案件を一覧化し、総務担当者が原本と確認した後、改善指示と再点検管理へつなげる。
読取帳票・読取項目
読取帳票：防災設備点検報告書
拠点名 点検日 点検業者 設備種別 設備番号 設置場所 判定 不良内容 改善内容 改善期限 再点検日 確認者
03
成果｜期限超過・未改善を一覧化
拠点ごとの点検結果を一つの一覧で確認でき、改善期限が近い不良箇所を先に把握できるようになった。点検報告書から管理台帳へ転記する作業も減らせた。
04
担当者コメント
"点検業者ごとに帳票が違っても、管理したい項目が決まっている場合は、AI項目抽出から期限管理へつなげやすい。"
