運送会社の課題を解消！AI × OCR × RPAで実現する現場改革

「運送依頼書や請求書の手入力が大変」
「入力ミスによる配送トラブルが増えている」
「紙帳票の管理が煩雑で時間がかかる」

これらの課題は、日々の業務効率を低下させるだけでなく、配送の正確性や取引先との信頼関係にも大きな影響を及ぼしかねません。

本記事では、運送会社が直面する具体的な課題と、それを解決するOCRとRPAを活用した業務効率化の方法をご紹介します。ミスの削減や作業負担の軽減につながるヒントを、ぜひ本文でご確認ください。

運送会社の業務に潜む3つの主な課題とは？業務効率化が求められる理由

荷主ごとに異なる帳票に対応…煩雑な作業で日々手いっぱい

運送業界では、荷主ごとに異なるフォーマットの運送依頼書や請求書が送られてくるのが一般的です。一部は手書き、一部はExcelやPDF、場合によっては写真で送られるなど、統一性がないため、一つひとつ確認してデータ入力を行う必要があります。

例えば、A社は手書きの依頼書をFAXで送信、B社はPDF形式で電子メールで送信してくるなど、対応方法がそれぞれ異なります。このため、書類の仕分けだけでも大きな労力がかかり、確認ミスが発生しやすい状況です。

さらに、書類内容も荷主によって必要な項目が異なり、ある荷主では「品名」「個数」「出荷日」だけで済むものが、別の荷主では「納品先の詳細住所」「特記事項」「商品番号」まで入力する必要があることも。これらの対応に追われる結果、他の業務に割ける時間が減少し、残業が常態化している企業も少なくありません。

このような状況が続くことで、業務全体の効率が悪化し、社員の負担増加やミス発生のリスクが高まっています。

入力ミスが配送ミスに直結…顧客トラブルの原因に

運送会社の業務において、配送先情報や運送指示のデータ入力は正確性が最も重要です。しかし、日々の膨大な業務量の中で、手作業による入力ミスが発生しやすいのが現実です。

例えば、運送先の住所を1文字間違えて入力しただけでも、商品が異なる場所に届くリスクがあります。あるいは、納品日や時間帯を誤入力したことで、顧客の受け取りスケジュールに支障をきたし、クレームに発展するケースも少なくありません。

また、請求書の金額や運送料の計算ミスもトラブルの原因となります。特に、複数の配送先を同時に管理する場合、ヒューマンエラーが重なることでトラブルが複雑化し、対応に余計な時間と労力がかかってしまいます。

こうした問題が繰り返されると、顧客との信頼関係に悪影響を及ぼすだけでなく、業務改善にも遅れが出てしまいます。運送会社にとって、ミスのないデータ管理は競争力を維持するための必須課題です。

高騰するコストに追いつけない…非効率業務が利益を圧迫

運送業界では、燃料費や人件費の高騰が経営を直撃しています。特に最近の燃料価格の上昇は、車両運行コストの増加に直結しており、収益率を圧迫する大きな要因となっています。また、ドライバー不足の影響で人件費が上昇する一方、業務効率化が進まず、さらにコストが膨らむ悪循環に陥っている企業も少なくありません。

例えば、手作業で行われている運行記録や請求書の管理業務には多くの時間が費やされており、これが生産性向上の足かせとなっています。入力作業を行う事務スタッフや管理者の人件費だけでなく、残業代や業務遅延による追加コストも無視できない状況です。

また、非効率な帳票管理やデータ入力作業が積み重なることで、業務全体のコストが増大し、本来改善に投資できるはずの資金が圧迫されます。その結果、業務改善が進まずに非効率が続き、他社との差別化が難しくなってしまいます。

このままでは厳しい経済環境の中で生き残るのがますます困難になります。コスト削減と効率化を同時に実現する仕組みづくりが、運送会社にとって重要な課題となっています。

OCRとRPAの導入で業務効率化を実現した運送会社の成功事例

成功事例 1：OCRとRPAで帳票処理を効率化！入力作業時間を60%短縮

ある中堅の運送会社では、荷主ごとに異なるフォーマットの運送依頼書を1日約120件、月間約3600件処理していました。これらの帳票を事務スタッフ3名が手作業で仕分け、データ入力を行う必要がありました。

特に繁忙期には作業が遅延し、残業時間が増加。1件あたり約5分かかる入力作業が、業務全体を圧迫していました。また、手作業による単調な作業により、スタッフのモチベーションも低下していました。

OCRとRPA導入後の成果

OCRを導入することで、異なるフォーマットの帳票から必要なデータを正確に自動で抽出。RPAを活用して抽出データを基幹システムに自動登録するプロセスを構築しました。

その結果、1件あたりの処理時間が約2分に短縮され、入力作業全体で60%以上の効率化を実現。残業時間もゼロになり、削減されたリソースを新規顧客対応や内部改善プロジェクトに充てることが可能になりました。また、業務負担の軽減によりスタッフのモチベーションが向上しました。

成功事例 2：OCRとRPAで入力ミスをゼロに！配送ミスやクレーム対応を解消

別の運送会社では、配送先情報や納品スケジュールを運送依頼書から基幹システムに手入力しており、月間約2000件の処理を行っていました。その中で、月に2～3件の入力ミスが発生していました。

例えば、配送先住所を誤入力したことで商品が誤配送され、再配送が必要となるケースがありました。また、納品スケジュールの記載ミスにより、顧客とのスケジュール調整が必要になるなど、信頼関係に影響を与える事態も発生していました。

OCRとRPA導入後の成果

OCRを活用して、運送依頼書から配送先情報やスケジュールデータを正確に抽出。RPAを利用して、抽出データを基幹システムに自動登録するプロセスを整備しました。その結果、人的ミスが解消され、配送ミスがゼロになりました。

ミス対応に追われていた時間が削減されたことで、スタッフは顧客対応や営業活動に集中できるようになりました。さらに、配送精度の向上により取引先からの信頼が回復し、新規契約獲得の機会も増加しました。

OCRとRPAの導入メリット

業務時間の大幅削減

OCRとRPAを活用することで、これまで手作業で行っていた運送依頼書の入力が自動化され、処理時間が従来の半分以下に短縮されます。日々の業務負担が軽減されるだけでなく、担当者は単純作業から解放され、より重要な業務や取引先との調整に時間を使えるようになります。そのため、会社全体の生産性が向上し、業務フローがスムーズになります。

ミスの削減で信頼性向上

手作業によるデータ入力や転記では、ヒューマンエラーが発生しやすく、配送ミスや二重請求などの問題が起こることがあります。OCRで正確にデータをデジタル化し、RPAで自動的にシステムへ登録することで、入力ミスを防ぎ、取引先に対する信頼性を高めることが可能です。正確なデータ処理により、トラブルが減少し、スムーズな取引関係の構築につながります。

コスト削減

OCRとRPAの導入により、データ入力や書類の仕分けにかかる工数が削減され、業務の効率化が実現します。また、残業や追加人員の負担が減少し、コスト削減につながります。さらに、こうした自動化は、業務拡大や配送件数の増加にも柔軟に対応できるため、長期的なコストパフォーマンスを向上させる効果が期待できます。

AI JIMY Paperbotで書類の仕分けからデータ入力まで完全自動化！

AI JIMY Paperbotは、OCR、RPA、AIを組み合わせた最新のデータ入力自動化ツールです。FAXや紙で届く配送依頼書や請求書の情報を瞬時にデジタルデータ化し、自動で仕分け、業務システムへの登録まで一括で処理します。こうした一連のプロセスを自動化することで、手作業によるデータ入力や仕分けにかかる時間を大幅に削減し、ミスの防止や業務の効率化を実現します。

ここからは、AI JIMY Paperbotが持つ3つの主要機能「AIによる自動仕分け」「OCRによる文字認識」「RPAによるシステム連携」について、それぞれの役割と導入によるメリットを詳しくご紹介します。

AIが書類を自動仕分け！フォーマットを問わず一括処理

運送会社では、取引先ごとに異なる形式の運送依頼書や請求書を扱うため、書類の仕分けやデータ確認に多くの時間がかかります。AI JIMY Paperbotは、こうした書類をAIによって自動で判別し、内容ごとに仕分けを行うため、担当者が手作業で分類する手間が省けます。

OCRで文字を自動認識し、運送内容をすばやくデータ化

AIによって仕分けられた運送依頼書や請求書は、OCR機能を使って即座に文字情報に変換され、デジタルデータとして抽出されます。運送会社が日々扱う大量の書類を、スキャンするだけで正確にデータ化できるため、入力ミスや手間が削減され、業務スピードが大幅に向上します。

RPAが自動で業務システムにデータ入力し、リアルタイムで配送計画と連携

OCRで抽出されたデータはRPAによって自動で基幹システムに入力され、配送管理システムともリアルタイムで連携されます。運送依頼の情報が瞬時に配送計画に反映されるため、スケジュール調整の手間が削減されます。また、運行管理担当者は正確な情報をもとに効率的な配送手配を行うことが可能になり、遅延や誤配送のリスクが低減します。

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そのほかにも、使いやすさにこだわった豊富な機能を搭載

AI JIMY Paperbotは、AI仕分け、OCR、RPAの機能に加え、ユーザーが日々の業務でさらに便利に使えるよう、さまざまな工夫が施されています。例えば、簡単な設定画面で初心者でもすぐに操作できるノーコード対応、任意のフォルダに書類が保存されると自動的に実行するファイル監視機能など、日々の作業を支える便利な機能が満載です。

また、手書き文字やQRコード、バーコードの認識にも対応していて、業務のあらゆるシーンで柔軟に活用できます。AI JIMY Paperbotは、幅広い書類処理に対応し、誰でも直感的に操作できる点で、業務効率化を強力にサポートするツールです。

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簡単3ステップで即スタート！すぐに効果を実感

AI JIMY Paperbotの導入は驚くほど簡単で、誰でも短時間で利用を開始できます。操作経験がない方でも、以下の3つのステップで導入が完了します。

安心のサポート体制で、いつでも相談可能

導入後の操作に不安がある場合や、具体的な使い方についての質問がある場合でもご安心ください。AI JIMY Paperbotは、ユーザーのためのサポート体制も万全です。オンラインでの無料相談サービスを随時提供しており、いつでも気軽にサポートを受けられるため、スムーズな導入と運用をサポートします。

業務効率化を、AI JIMY Paperbotで今すぐ始めましょう

運送会社が日々直面する課題――煩雑な依頼処理や請求書対応の属人化、運送管理の不正確さ。こうした悩みを解消するために、AI JIMY Paperbotが力を発揮します。AI仕分け、OCR、RPAという3つの便利な機能を活用することで、これまで時間や労力がかかっていた作業が正確かつスムーズに自動化されます。

業務効率がアップするだけでなく、ヒューマンエラーの削減やコストの節約、さらには取引先との信頼関係の向上など、多くのメリットが期待できます。実際に、すでに多くの運送会社で導入され、確かな成果を上げています。これを機に、AI JIMY Paperbotで業務改善を始めてみませんか？