税理士事務所の課題を解消！AI × OCR × RPAで実現する現場改革

「領収書や請求書の手入力に膨大な時間がかかる」
「年末調整や帳簿管理が属人化し、ミスが頻発している」
「電子帳簿保存法対応のための書類整理に追われ、業務が非効率になっている」

これらの課題は、日々の業務効率を低下させるだけでなく、クライアントとの信頼関係や事務所の業務品質にも悪影響を及ぼす可能性があります。

本記事では、税理士事務所が直面する具体的な課題を整理し、それらを解決するOCRとRPAを活用した業務効率化の方法をご紹介します。業務改善とクライアント満足度向上のヒントを、ぜひ本文でご確認ください。

税理士事務所の業務に潜む3つの主な課題とは？業務効率化が求められる理由

領収書や請求書が山積み…手作業のデータ入力が終わらない

税理士事務所の現場では、毎日数多くの領収書や請求書が持ち込まれます。それぞれ形式や内容が異なり、手作業で仕分けし、必要な情報をシステムに入力するだけでも膨大な時間と労力がかかります。

特に、クライアントごとにフォーマットが異なる場合、作業の流れが途切れがちになり、進行スピードはますます低下。「効率よく進めたい」と思いつつも、手作業で一つひとつ確認しなければならない現実に、多くの税理士が頭を抱えているのではないでしょうか。

さらに、入力ミスが起こればクライアントとの信頼関係にも影響します。修正作業に余計な時間が取られることも少なくありません。こうした状況が続くと、本来注力すべき専門的な業務にリソースを割けず、事務所全体の生産性が下がってしまうことも…。

「このままではいけない」と感じていても、書類が次々と追加される状況では抜本的な改善が難しい。こうした課題に直面している税理士事務所は少なくないはずです。

年末調整シーズンは大混乱…ミスが怖くて時間がいくらあっても足りない

年末調整は、税理士事務所にとって最大の繁忙期です。短期間で大量の書類を処理する必要があり、現場では常に時間との戦いが繰り広げられています。クライアントから送られてくる書類は形式や内容が統一されておらず、個別に対応する必要があるため、作業効率が低下しがちです。

特に、手作業での入力が求められる場面では、一つひとつの数値や項目を慎重に確認する必要があり、作業の進行がさらに遅れてしまいます。万が一ミスが発生すれば、修正対応やクライアントとのやり取りに追われるため、業務全体の進行に影響が出ます。

こうした状況の中でスタッフにかかる負担は増大し、疲労やストレスがたまる原因となります。人員を増やして対応したいと考えても、予算やリソースの制約があり、結局は現場スタッフが過剰な業務を抱えることになってしまいます。

電子帳簿保存法対応が進まない…書類管理の効率化に頭を抱える日々

近年、電子帳簿保存法の改正により、税理士事務所には書類管理の効率化が求められています。特に、取引に関連する書類を電子データで保存し、いつでも迅速に検索できるようにすることは必須となっています。しかし、実際にはこれを実現するための具体的な方法が分からず、対応が遅れてしまう事務所も少なくありません。

クライアントから送られる書類は、紙媒体や電子データなど形式が多様で、さらに内容が統一されていないため、データ化や整理作業に手間がかかります。手作業でデータを入力しても、膨大な書類を効率的に管理することは難しく、必要な情報を素早く検索することができずに業務が滞ることもあります。

また、法改正への対応が遅れることで、クライアントに対して法令遵守のアドバイスができず、信頼関係の低下にもつながるリスクがあります。対応が進まない状況では、事務所内でも「どうやって対応すればよいのか」と不安の声が上がり、業務全体の士気にも影響を与えています。

OCRとRPAの導入で業務効率化を実現した税理士事務所の成功事例

成功事例 1：OCRとRPAで年末調整業務を効率化！作業時間を50％短縮

ある税理士事務所では、年末調整の繁忙期に膨大な量の書類を手作業で処理していました。そのため、従業員は長時間の残業を余儀なくされ、入力ミスが発生すると追加の確認作業が必要になるなど、業務が停滞する問題を抱えていました。また、紙媒体の書類整理やデータ入力の属人化も課題で、効率的な対応が求められていました。

OCRとRPA導入後の成果

まず、OCRを活用してクライアントから送られてくる紙の年末調整関連書類をデジタルデータ化しました。印刷された文字や手書きの内容を高精度で読み取ることで、これまで手入力に頼っていた作業を大幅に削減しました。その後、RPAを導入し、データを税務システムに自動転記するフローを構築しました。

この結果、年末調整業務にかかる時間が50％以上削減され、残業時間も大幅に減少しました。また、入力ミスがほぼゼロとなり、修正作業にかかる時間も大幅に短縮されました。業務の効率化によって、担当者は余裕を持って他の重要な業務に取り組むことができるようになり、事務所全体の生産性が向上しました。

成功事例 2：電子帳簿保存法対応を自動化！書類検索時間を大幅短縮

ある税理士事務所では、電子帳簿保存法改正への対応に頭を悩ませていました。膨大な書類を手作業でデータ化し、電子的に保存・検索可能な形式にする必要がありましたが、フォーマットのばらつきや人手不足が障壁となり、作業の遅れが業務全体に影響を及ぼしていました。

OCRとRPA導入後の成果

OCRを導入したことで、紙媒体やPDF形式で届く請求書や領収書を簡単にデジタル化できるようになりました。手書き文字や異なるフォーマットにも対応した高精度の文字認識により、書類データの入力作業が自動化されました。さらに、RPAを活用して電子帳簿保存システムにデータを自動的に登録し、法令が求める検索機能を容易に実現しました。

その結果、書類の検索時間が従来の1/4に短縮され、必要なデータを瞬時に取り出せるようになりました。また、データ管理が効率化されたことで、書類紛失のリスクも大幅に軽減されました。作業負担が減った分、スタッフはクライアント対応やコンサルティング業務に集中できるようになりました。

OCRとRPAの導入メリット

業務時間の大幅削減

OCRとRPAを活用することで、これまで手作業で行っていた領収書や請求書のデータ入力、クライアントごとの帳簿管理などを自動化し、処理時間を大幅に短縮することが可能です。例えば、クライアントごとに形式が異なる領収書をOCRでデジタルデータに変換し、そのデータをRPAを使って会計ソフトや税務システムに自動登録することで、従来の手入力に比べて業務を効率的に進めることができます。この結果、担当者は単純作業から解放され、クライアントとの相談や経営アドバイスといった付加価値の高い業務に集中できるようになります。事務所全体の生産性向上に大きく寄与します。

ミスの削減で取引先との信頼を強化

手作業によるデータ入力では、人的ミスが発生しやすく、それが税務計算や書類提出のミスにつながる場合もあります。OCRを導入することで、クライアントから提供された手書きや印刷された書類を正確にデジタル化し、その後RPAを使ってデータをシステムに自動登録することで、入力ミスを大幅に減らすことができます。その結果、クライアントからの信頼が強化され、事務所の評判向上にもつながります。ミスがなくなることで、修正対応に費やしていた時間も削減でき、業務全体がよりスムーズに進行します。

コスト削減と業務量の変化への柔軟な対応

OCRとRPAを導入すれば、領収書や請求書の入力作業、電子帳簿保存法に対応した書類管理など、繰り返しの手作業が削減され、人件費や残業コストを大幅に削減できます。また、クライアント数や提出書類の増加といった業務量の変化にも、自動化されたプロセスによって柔軟に対応可能です。追加の人員を必要とせず、効率的に業務を進められるため、長期的なコスト削減とともに事務所の収益性向上が期待できます。このような体制を整えることで、事務所全体の競争力が高まり、より多くのクライアントに対応できるようになります。

AI JIMY Paperbotで書類の仕分けからデータ入力まで完全自動化！

AI JIMY Paperbotは、OCR、RPA、AIを組み合わせた最新のデータ入力自動化ツールです。税理士事務所が日常的に扱う領収書、請求書、年末調整関連書類を瞬時にデジタルデータ化し、自動仕分けから会計システムへの登録までを一括で処理します。このプロセスにより、従来手作業に頼っていたデータ入力や書類整理が効率化され、入力ミスの削減と業務全体の生産性向上が実現します。

以下では、AI JIMY Paperbotが持つ3つの主要機能「AIによる自動仕分け」「OCRによる文字認識」「RPAによるシステム連携」について、税理士事務所向けにその役割と導入メリットを詳しく解説します。

AIが書類を自動仕分け！フォーマットを問わず一括処理

税理士事務所では、クライアントごとに形式が異なる領収書や請求書、年末調整関連書類が多く、これらを手作業で仕分けするのは時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高まります。AI JIMY Paperbotは、AIを活用して書類の形式を自動で判別し、領収書、請求書、年末調整関連書類などを種類ごとに適切に仕分けを行います。その結果、担当者が手動で行っていた仕分け作業の負担を軽減し、迅速かつ正確なデータ処理が可能となります。

OCRで文字を自動認識し、領収書や請求書をすばやくデータ化

仕分けられた書類は、OCR機能によって即座に文字情報に変換され、デジタルデータとして抽出されます。税理士事務所が扱う領収書や請求書には、手書きやクライアントごとに異なるフォーマットのものが含まれることが多いですが、AI JIMY Paperbotの高精度なOCRはこれらにも対応可能です。スキャンするだけで正確にデータ化されるため、手入力の手間が省けるほか、入力ミスをほぼゼロにすることが可能です。

RPAが自動で会計システムにデータ入力し、リアルタイムで業務を効率化

OCRで抽出したデータは、RPAによって会計ソフトや税務管理システムに自動的に登録されます。領収書の金額や請求書の明細が即座に反映されるため、手動で入力や確認を行う必要がありません。さらに、リアルタイムで更新される正確なデータを基に、クライアントとの調整や申告書作成業務が効率化されます。その結果、業務遅延や入力ミスのリスクが低減し、クライアントからの信頼性が向上します。こうした業務改善は、事務所全体の業務フロー効率化に大きく貢献します。

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そのほかにも、使いやすさにこだわった豊富な機能を搭載

AI JIMY Paperbotは、AI仕分け、OCR、RPAの機能に加え、ユーザーが日々の業務でさらに便利に使えるよう、さまざまな工夫が施されています。例えば、簡単な設定画面で初心者でもすぐに操作できるノーコード対応、任意のフォルダに書類が保存されると自動的に実行するファイル監視機能など、日々の作業を支える便利な機能が満載です。

また、手書き文字やQRコード、バーコードの認識にも対応していて、業務のあらゆるシーンで柔軟に活用できます。AI JIMY Paperbotは、幅広い書類処理に対応し、誰でも直感的に操作できる点で、業務効率化を強力にサポートするツールです。

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簡単3ステップで即スタート！すぐに効果を実感

AI JIMY Paperbotの導入は驚くほど簡単で、誰でも短時間で利用を開始できます。操作経験がない方でも、以下の3つのステップで導入が完了します。

安心のサポート体制で、いつでも相談可能

導入後の操作に不安がある場合や、具体的な使い方についての質問がある場合でもご安心ください。AI JIMY Paperbotは、ユーザーのためのサポート体制も万全です。オンラインでの無料相談サービスを随時提供しており、いつでも気軽にサポートを受けられるため、スムーズな導入と運用をサポートします。

業務効率化を、AI JIMY Paperbotで今すぐ始めましょう

人材派遣会社が直面する課題――煩雑な勤務記録表の処理や請求書対応の属人化、契約書管理の煩雑さ。こうした悩みを解消するために、AI JIMY Paperbotが力を発揮します。AI仕分け、OCR、RPAという3つの便利な機能を活用することで、これまで時間や労力がかかっていた作業が正確かつスムーズに自動化されます。

業務効率がアップするだけでなく、ヒューマンエラーの削減やコストの節約、さらには取引先との信頼関係の向上など、多くのメリットが期待できます。実際に、すでに多くの企業で導入され、確かな成果を上げています。これを機に、AI JIMY Paperbotで業務改善を始めてみませんか？