人材派遣会社の課題を解消！AI × OCR × RPAで実現する現場改革

「勤務記録表の手入力に時間がかかる」
「契約書や請求書の管理が属人化し、ミスが発生しやすい」
「情報の更新が遅れ、派遣先やスタッフとの連携に支障が出る」

これらの課題は、日々の業務効率を低下させるだけでなく、派遣先企業やスタッフとの信頼関係、さらには会社の競争力にも悪影響を及ぼす可能性があります。

本記事では、人材派遣会社が直面する具体的な課題を整理し、それらを解決するOCRとRPAを活用した業務効率化の方法をご紹介します。業務改善と派遣先満足度向上のヒントを、ぜひ本文でご確認ください。

人材派遣会社の業務に潜む3つの主な課題とは？業務効率化が求められる理由

勤務記録の入力が間に合わない…派遣先からの催促がプレッシャーに

「勤務記録の入力がまだ終わっていないんですか？」

派遣先からの問い合わせや催促が続き、その対応に追われる毎日を過ごしていませんか。締め日が近づくにつれて勤務記録表が一斉に届き、入力作業が終わらないという状況に困っている方も多いと思います。

派遣先ごとに異なるフォーマットや手書きの勤務記録表を処理する作業は、非常に手間がかかります。特に締め日直前のピーク時は、入力作業が追いつかず、派遣先への報告が遅れてしまうことも。こうした状況が続くと「間に合うだろうか」と焦る気持ちと、派遣先からのプレッシャーに挟まれて精神的な負担が増してしまいます。

請求書処理に時間がかかる…派遣先ごとの対応に追われる毎日

派遣先ごとに異なるフォーマットや条件に対応し、勤務実績や契約条件をもとに、正確な請求書を作成する業務は、注意が必要なうえ手間も多い作業です。特に月末や締め日が近づくと、請求書処理の作業が集中し、担当者が他の業務を後回しにせざるを得ない状況に陥ることもあるのではないでしょうか。

また、フォーマットの調整やデータの確認作業に時間を要する場合、作業が滞ることが少なくありません。こうした状況が続くと、現場のスタッフにとって大きな負担となり、処理の正確性を保つことも難しくなるかもしれません。

契約書やスタッフ情報の管理が煩雑…業務遅延の原因に

派遣スタッフの契約書や情報の管理が複雑化することで、業務に遅延が生じるケースがあります。

派遣先ごとの異なる契約条件や派遣スタッフの個別情報を適切に管理するため、確認作業や更新業務が煩雑になることが多く、特に紙ベースの書類を使用している場合には必要な情報を探し出すだけで多くの時間を要することがあります。

さらに、情報がシステムや紙の書類に分散している場合、契約更新の際に抜け漏れが発生するリスクも高まり、それが後々のトラブルの原因となることもあります。このような煩雑さが、業務全体の効率を低下させ、他の重要な作業を圧迫してしまうことがあります。

OCRとRPAの導入で業務効率化を実現した人材派遣会社の成功事例

成功事例 1：OCRとRPAで勤務記録入力を自動化！月末業務を大幅効率化

ある人材派遣会社では、派遣先ごとに異なるフォーマットの勤務記録表を手作業で入力しており、締め日が近づくと業務量が急増していました。特に月末には、1日あたり数百件の勤務記録を処理する必要があり、担当者の残業が常態化していました。

また、入力ミスが発生すると給与計算や請求書処理に影響が出てしまい、その修正対応にも多くの時間が取られていました。

OCRとRPA導入後の成果

OCRを活用することで、勤務記録表の手書きや印刷文字を迅速にデジタルデータ化。さらにRPAによって、デジタル化された勤務データが自動的に給与システムや請求システムに転記されるようになりました。この結果、月末に集中していた勤務記録の入力作業の約8割が自動化されました。

作業時間が大幅に短縮されただけでなく、これまで頻繁に発生していた入力ミスもゼロに近い水準まで減少しました。また、残業時間が削減され、担当者は他の業務に時間を使えるようになりました。

成功事例 2：契約書管理をデジタル化！更新漏れを防ぎ業務負担を軽減

ある中規模の人材派遣会社では、派遣スタッフの契約書を紙ベースで管理していました。更新時には契約書を探し出すだけで時間がかかり、期限が迫ると担当者が手作業で対応に追われる状況が続いていました。情報が分散していることで、更新漏れが発生するリスクも抱えていました。

OCRとRPA導入後の成果

OCRを活用して過去の契約書をデジタル化し、一元管理を実現しました。RPAを用いることで、更新時期が近づくと自動的に通知を送信し、更新作業をスムーズに進められるようになりました。また、契約更新にかかる時間を半減させるとともに、更新漏れのリスクを完全に排除することができました。

OCRとRPAの導入メリット

業務時間の大幅削減

OCRとRPAを活用することで、これまで手作業で行っていた勤務記録の入力や契約書管理を自動化し、処理時間を大幅に短縮できます。例えば、派遣先ごとに異なるフォーマットの勤務記録表をOCRでデジタル化し、そのデータをRPAを使って給与システムや請求システムに自動登録することで、従来の手作業に比べて半分以下の時間で業務を完了できるケースもあります。その結果、担当者は煩雑な作業から解放され、派遣スタッフや取引先とのコミュニケーション、サービスの改善といった、より付加価値の高い業務に専念できるようになります。業務効率が向上し、全体的な生産性の向上にも繋がります。

ミスの削減で取引先との信頼を強化

手作業によるデータ入力は、人的ミスが発生しやすく、給与計算や請求書処理のミスとして表面化することがあります。OCRを導入すれば、手書きや印刷された勤務記録、契約情報を正確にデジタルデータへ変換可能です。その後、RPAを活用してそのデータをシステムに自動登録することで、入力ミスを未然に防ぐことができます。その結果、派遣先やスタッフとのトラブルが減少し、信頼関係が強化されます。また、正確なデータ処理が派遣先企業からの満足度向上にも繋がります。

コスト削減と業務拡大への対応力強化

OCRとRPAを導入することで、勤務記録入力や契約書の仕分けといった手作業が減少し、人件費や残業コストを大幅に削減できます。また、派遣スタッフの増加や取引先からの依頼が増えた場合でも、自動化されたプロセスにより、追加の人員を必要とせずに業務量の増加に対応することが可能です。また、短期的な効率化だけでなく、長期的なコスト削減や収益性向上も実現します。業務量の変化に柔軟に対応できる体制を整えることで、会社全体の競争力を強化することができます。

AI JIMY Paperbotで書類の仕分けからデータ入力まで完全自動化！

AI JIMY Paperbotは、OCR、RPA、AIを組み合わせた最新のデータ入力自動化ツールです。人材派遣会社が日常的に扱う勤務記録表や契約書、請求書を瞬時にデジタルデータ化し、自動仕分けからシステムへの登録までを一括で処理します。このプロセスにより、従来手作業に頼っていたデータ入力や書類整理が効率化され、入力ミスの削減や業務全体の生産性向上が実現します。

以下では、AI JIMY Paperbotが持つ3つの主要機能「AIによる自動仕分け」「OCRによる文字認識」「RPAによるシステム連携」について、人材派遣会社向けにその役割と導入メリットを詳しく解説します。

AIが書類を自動仕分け！フォーマットを問わず一括処理

人材派遣会社では、派遣先ごとに異なる形式の勤務記録表や契約書、請求書が多く、これらを手作業で仕分けするのは時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高まります。AI JIMY Paperbotは、AIを活用して書類の形式を自動で判別し、勤務記録表、契約書、請求書など、種類ごとに適切に仕分けを行います。その結果、担当者が手動で行っていた仕分け作業の負担を軽減し、迅速かつ正確なデータ処理が可能となります。

OCRで文字を自動認識し、勤務記録や契約内容をすばやくデータ化

仕分けられた書類は、OCR機能によって即座に文字情報に変換され、デジタルデータとして抽出されます。人材派遣会社が扱う勤務記録表や契約書には、手書きや派遣先ごとに異なるフォーマットのものが含まれることが多いですが、AI JIMY Paperbotの高精度なOCRはこれらにも対応可能です。スキャンするだけで正確にデータ化されるため、手入力の手間が省けるほか、入力ミスもほぼゼロにすることも可能です。

RPAが自動で業務システムにデータ入力し、リアルタイムで派遣スタッフ情報を管理

OCRで抽出したデータは、RPAによって派遣スタッフの勤務管理システムや請求システムに自動的に登録されます。勤務実績や請求データが即座に反映されるため、手動で入力や確認を行う必要がありません。さらに、リアルタイムで更新される正確なデータを基に、給与計算や派遣先への請求処理が効率化されます。その結果、業務遅延や入力ミスのリスクが低減し、派遣先やスタッフからの信頼性が向上します。こうした業務改善は、業務フロー全体の効率化に大きく貢献します。

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そのほかにも、使いやすさにこだわった豊富な機能を搭載

AI JIMY Paperbotは、AI仕分け、OCR、RPAの機能に加え、ユーザーが日々の業務でさらに便利に使えるよう、さまざまな工夫が施されています。例えば、簡単な設定画面で初心者でもすぐに操作できるノーコード対応、任意のフォルダに書類が保存されると自動的に実行するファイル監視機能など、日々の作業を支える便利な機能が満載です。

また、手書き文字やQRコード、バーコードの認識にも対応していて、業務のあらゆるシーンで柔軟に活用できます。AI JIMY Paperbotは、幅広い書類処理に対応し、誰でも直感的に操作できる点で、業務効率化を強力にサポートするツールです。

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簡単3ステップで即スタート！すぐに効果を実感

AI JIMY Paperbotの導入は驚くほど簡単で、誰でも短時間で利用を開始できます。操作経験がない方でも、以下の3つのステップで導入が完了します。

安心のサポート体制で、いつでも相談可能

導入後の操作に不安がある場合や、具体的な使い方についての質問がある場合でもご安心ください。AI JIMY Paperbotは、ユーザーのためのサポート体制も万全です。オンラインでの無料相談サービスを随時提供しており、いつでも気軽にサポートを受けられるため、スムーズな導入と運用をサポートします。

業務効率化を、AI JIMY Paperbotで今すぐ始めましょう

人材派遣会社が直面する課題――煩雑な勤務記録表の処理や請求書対応の属人化、契約書管理の煩雑さ。こうした悩みを解消するために、AI JIMY Paperbotが力を発揮します。AI仕分け、OCR、RPAという3つの便利な機能を活用することで、これまで時間や労力がかかっていた作業が正確かつスムーズに自動化されます。

業務効率がアップするだけでなく、ヒューマンエラーの削減やコストの節約、さらには取引先との信頼関係の向上など、多くのメリットが期待できます。実際に、すでに多くの企業で導入され、確かな成果を上げています。これを機に、AI JIMY Paperbotで業務改善を始めてみませんか？