食品卸会社の課題を解消！AI × OCR × RPAで実現する現場改革

「FAX注文書の手入力が大変」
「請求書処理が属人化してミスが増える」
「在庫データのズレで欠品トラブルが起きる」

これらの課題は、日々の業務効率を下げるだけでなく、取引先との信頼にも影響を与えかねません。

本記事では、食品卸会社が抱える具体的な課題と、それを解決するAI JIMY Paperbotの活用方法について解説します。業務効率化のヒントを、ぜひ本文でご確認ください。

食品卸会社の業務に潜む3つの課題とは？業務効率化が求められる理由

FAXで来る注文処理に追われる毎日…作業負担の増加が課題に

食品卸会社では、FAXによる注文書の受注が依然として一般的です。しかし、受信した注文書を手作業で入力する工程には多くの手間がかかります。

例えば、日々数十から数百件にも上る注文を人手で処理していく中で、業務が属人化し、入力ミスが頻発することがあります。また、繁忙期や月末には対応が追い付かなくなるケースも多く、残業や追加人員が必要になることもしばしばです。

このような手作業に頼った入力作業は、業務負担を増大させるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクを高め、社内外の信頼性にも影響を与えかねません。

取引先ごとの請求書処理に四苦八苦…属人化によるリスクも

取引先によって請求書のフォーマットが異なることも、食品卸会社の経理担当者にとって大きな悩みです。特に月末の請求書処理は膨大な量が発生するため、単なる仕分けや内容確認にさえも多くの時間がかかります。

さらに、特定の担当者に依存しやすいこの作業は、属人化のリスクも抱えており、担当者の異動や急な休みで対応が難しくなります。その結果、業務の効率が低下し、さらなる時間的・人的コストが発生してしまうことが少なくありません。

在庫データの不一致で欠品発生…営業機会を逃す可能性も

在庫管理においても、食品卸会社ならではの悩みがあります。手作業で入力された在庫情報は、リアルタイムで反映されにくく、最新情報をもとにした受注対応が難しいことが多々あります。そのため、在庫のズレが発生した場合、受注を受けた後に欠品が判明し、納期遅れや販売機会の喪失を招くリスクが存在します。

特に、食品業界は鮮度や納期が重要視されるため、正確でタイムリーな在庫管理が求められます。こうした在庫データのズレを早急に解決し、正確な受注対応を行うことは、取引先との信頼を維持する上でも不可欠な課題です。

OCRとRPAの導入で業務効率化を実現した食品卸会社の成功事例

成功事例 1：OCRとRPAで注文処理を7割自動化！作業負担を大幅削減

ある中規模の食品卸会社では、FAXで送られてくる注文書を手作業で処理しており、1ヶ月に1万件以上の入力作業が発生していました。

この手作業は非常に時間がかかり、繁忙期には対応が追いつかず、残業やミスが増える原因となっていました。また、入力ミスが発生すると取引先とのやり取りに余計な時間がかかり、業務全体に悪影響を及ぼしていました。

OCRとRPA導入後の成果

まず、OCRを利用して紙やFAXで届く注文書をデジタルデータに変換。手書きや印刷された文字情報が即座に認識されるため、これまで手入力に頼っていた作業が大幅に効率化されました。その後、RPAによって自動的に受注システムにデータが転記されるようになり、注文処理の約7割が自動化されました。

この結果、これまで手作業にかかっていた業務時間が大幅に削減されただけでなく、入力ミスもほぼゼロになりました。担当者は削減された時間を使って他の業務改善に注力できるようになり、新規取引先の対応や営業活動に時間を割くことで、会社全体の生産性も向上しました。

成功事例 2：OCRとRPAで在庫管理を強化、欠品リスクを大幅低減

別の食品卸会社では、受注が増加する中で、注文書を手作業で処理し、在庫データを更新していました。しかし、注文が集中する繁忙期には処理が追いつかず、在庫データが最新の状態で反映されないことが課題となっていました。

また、システム間の連携が不十分だったため、受注内容を在庫管理システムに転記する作業に時間がかかり、欠品や過剰在庫が発生するリスクが高まっていたのです。

OCRとRPA導入後の成果

OCRによって紙やFAXで届く注文書を即座にデータ化し、RPAがそのデータを在庫管理システムに自動的に転記することで、これまで手作業に頼っていた更新作業が不要になりました。この結果、在庫データが常に最新の状態で管理され、欠品リスクが大幅に低減されました。

営業担当者は、正確な在庫情報をもとに受注対応が可能になり、緊急の追加注文や在庫調整が必要な場合でも迅速かつ正確に対応できるようになりました。

OCRとRPAの導入メリット

業務時間の大幅削減

OCRとRPAを活用することで、これまで手作業で行っていた注文書の入力が自動化され、処理時間が従来の半分以下に短縮されます。日々の業務負担が軽減されるだけでなく、担当者は単純作業から解放され、より重要な業務や取引先との調整に時間を使えるようになります。そのため、会社全体の生産性が向上し、業務フローがスムーズになります。

ミスの削減で信頼性向上

手作業によるデータ入力や転記では、ヒューマンエラーが発生しやすく、納品ミスや二重請求などの問題が起こることがあります。OCRで正確にデータをデジタル化し、RPAで自動的にシステムへ登録することで、入力ミスを防ぎ、取引先に対する信頼性を高めることが可能です。正確なデータ処理により、トラブルが減少し、スムーズな取引関係の構築につながります。

コスト削減

OCRとRPAの導入により、データ入力や書類の仕分けにかかる工数が削減され、業務の効率化が実現します。また、残業や追加人員の負担が減少し、コスト削減につながります。さらに、こうした自動化は、業務拡大や注文件数の増加にも柔軟に対応できるため、長期的なコストパフォーマンスを向上させる効果が期待できます。

AI JIMY Paperbotで書類の仕分けからデータ入力まで完全自動化！

AI JIMY Paperbotは、OCR、RPA、AIを組み合わせた最新のデータ入力自動化ツールです。FAXや紙で届く注文書や請求書の情報を瞬時にデジタルデータ化し、自動で仕分け、業務システムへの登録まで一括で処理します。こうした一連のプロセスを自動化することで、手作業によるデータ入力や仕分けにかかる時間を大幅に削減し、ミスの防止や業務の効率化を実現します。

ここからは、AI JIMY Paperbotが持つ3つの主要機能「AIによる自動仕分け」「OCRによる文字認識」「RPAによるシステム連携」について、それぞれの役割と導入によるメリットを詳しくご紹介します。

AIが書類を自動仕分け！フォーマットを問わず一括処理

食品卸会社では、取引先ごとに異なる形式の注文書や請求書を扱うため、書類の仕分けやデータ確認に多くの時間がかかります。AI JIMY Paperbotは、こうした書類をAIによって自動で判別し、内容ごとに仕分けを行うため、担当者が手作業で分類する手間が省けます。

OCRで文字を自動認識し、注文内容をすばやくデータ化

AIによって仕分けられた注文書や請求書は、OCR機能を使って即座に文字情報に変換され、デジタルデータとして抽出されます。食品卸会社が日々扱う大量の書類を、スキャンするだけで正確にデータ化できるため、入力ミスや手間が削減され、業務スピードが大幅に向上します。

RPAが自動で業務システムにデータ入力し、リアルタイムで在庫と連携

OCRで抽出されたデータはRPAによって自動で基幹システムに入力され、在庫管理システムともリアルタイムで連携されます。注文情報が瞬時に在庫状況に反映されるため、欠品リスクが低減され、営業担当も正確な在庫情報をもとに受注対応が可能です。

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そのほかにも、使いやすさにこだわった豊富な機能を搭載

AI JIMY Paperbotは、AI仕分け、OCR、RPAの機能に加え、ユーザーが日々の業務でさらに便利に使えるよう、さまざまな工夫が施されています。例えば、簡単な設定画面で初心者でもすぐに操作できるノーコード対応、任意のフォルダに書類が保存されると自動的に実行するファイル監視機能など、日々の作業を支える便利な機能が満載です。

また、手書き文字やQRコード、バーコードの認識にも対応していて、業務のあらゆるシーンで柔軟に活用できます。AI JIMY Paperbotは、幅広い書類処理に対応し、誰でも直感的に操作できる点で、業務効率化を強力にサポートするツールです。

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簡単3ステップで即スタート！すぐに効果を実感

AI JIMY Paperbotの導入は驚くほど簡単で、誰でも短時間で利用を開始できます。操作経験がない方でも、以下の3つのステップで導入が完了します。

安心のサポート体制で、いつでも相談可能

導入後の操作に不安がある場合や、具体的な使い方についての質問がある場合でもご安心ください。AI JIMY Paperbotは、ユーザーのためのサポート体制も万全です。オンラインでの無料相談サービスを随時提供しており、いつでも気軽にサポートを受けられるため、スムーズな導入と運用をサポートします。

業務効率化を、AI JIMY Paperbotで今すぐ始めましょう

食品卸会社が日々直面する課題――煩雑な注文処理や請求書対応の属人化、在庫管理の不正確さ。こうした悩みを解消するために、AI JIMY Paperbotが力を発揮します。AI仕分け、OCR、RPAという3つの便利な機能を活用することで、これまで時間や労力がかかっていた作業が正確かつスムーズに自動化されます。

業務効率がアップするだけでなく、ヒューマンエラーの削減やコストの節約、さらには取引先との信頼関係の向上など、多くのメリットが期待できます。実際に、すでに多くの食品卸会社で導入され、確かな成果を上げています。これを機に、AI JIMY Paperbotで業務改善を始めてみませんか？