通販会社の課題を解消！AI × OCR × RPAで実現する現場改革

「FAXやメール注文書の手入力が大変」
「請求書処理が属人化してミスが増える」
「在庫データのズレで欠品トラブルが起きる」

これらの課題は、日々の業務効率を低下させるだけでなく、顧客満足度やリピーター率にも影響を及ぼしかねません。

本記事では、通販会社が直面する具体的な課題と、それを解決するOCRとRPAを活用した業務効率化の方法をご紹介します。業務効率化と顧客満足度向上のヒントを、ぜひ本文でご確認ください。

通販会社の業務に潜む3つの主な課題とは？業務効率化が求められる理由

複数チャネルからの注文処理に手が回らない…時間を奪われる日々

通販業界では、自社サイトやAmazon、楽天といったモール、電話、FAX、メールなど多様なチャネルからの注文が寄せられ、それぞれ異なる形式で処理が必要です。

例えば、FAXで送られる手書きの注文書やPDFで送られる注文データを手作業で確認・入力する作業が発生し、確認ミスや入力ミスのリスクが高まります。また、チャネルごとに必要なデータ項目が異なるため、対応に時間がかかり、業務の属人化が進む傾向も見られます。

そのため、他の重要な業務に時間を割けず、残業が増えたり、効率が低下して売上機会を逃すリスクも高まっています。

配送ミスや遅延が頻発…顧客満足度が低下する不安

EC業界では、複数の配送業者や配送方法に対応する必要があり、その管理が複雑化しています。例えば、商品ラベルの出力ミスや発送指示の遅れが原因で、配送ミスや遅延が発生するケースがあります。また、手作業での確認作業が中心だと、人的ミスのリスクが高まり、顧客からのクレームや返品対応に追われることも。

こうした状況が続くと、顧客満足度の低下につながり、リピーターの減少やブランドイメージの悪化を招く可能性があります。配送業務の効率化と正確性の向上が重要な課題です。

在庫データがリアルタイムで反映されず…欠品や過剰在庫の心配が尽きない

通販業界では、複数チャネルでの販売を行う中で在庫管理が複雑化し、リアルタイム更新ができないケースが多く見られます。手動による在庫更新が必要な場合、データの不一致が発生しやすく、欠品による販売機会の損失や過剰在庫によるコスト増加を招きます。

また、正確な在庫情報が共有されないことで、出荷ミスや配送遅延につながるリスクも。これらの課題は業務効率の低下や顧客満足度の低下を引き起こすため、正確でリアルタイムな在庫管理が重要です。

OCRとRPAの導入で業務効率化を実現した通販会社の成功事例

成功事例 1：OCRとRPAで複数チャネル注文処理を自動化！業務効率を飛躍的に向上

ある中堅の通販会社では、自社サイトやモール、FAX、電話など複数のチャネルから日々数百件の注文を受け付けていました。これらの注文は手作業で確認・入力されており、入力ミスや処理遅延が課題となっていました。特に繁忙期には業務が追いつかず、顧客対応にも影響が出る状況でした。

OCRとRPA導入後の成果

まず、OCRを活用して各チャネルから受け取った注文データを一括でデジタル化。FAXや紙の注文書はスキャンしてデータ化され、手書きや印刷文字も高精度で認識可能になりました。その結果、従来の手入力作業が不要となり、確認作業の効率も大幅に向上しました。

次に、RPAを利用してデジタル化された注文データを受注管理システムに自動登録する仕組みを構築。異なるフォーマットの注文書も統一的に処理できるため、データ入力やフォーマット変換にかかる時間を削減しました。

成功事例 2：在庫管理をOCRとRPAで効率化！欠品リスクを解消し販売機会を拡大

ある通販会社では、複数の販売チャネル（自社サイト、モール、店舗）で在庫を管理していましたが、在庫データがリアルタイムで共有されていませんでした。その結果、在庫状況の更新が遅れ、欠品による販売機会の損失や過剰在庫によるコスト増加が課題となっていました。

OCRとRPA導入後の成果

まず、OCRを活用して手書きや紙ベースの棚卸リストや入庫記録をスキャンし、デジタルデータ化を行いました。データ化によって、入力の手作業が軽減されると同時に、在庫情報の正確性が向上しました。

次に、RPAを導入し、デジタル化された在庫データを在庫管理システムに自動で登録できるよう進めました。複数チャネル間で、リアルタイムに在庫状況が共有される仕組みを構築。その結果、販売チャネルごとに在庫情報を手動で更新する必要がなくなり、全体の在庫管理が効率化されました。

OCRとRPAの導入メリット

業務時間の大幅削減

OCRとRPAを活用することで、これまで手作業で行っていた注文書や請求書の入力作業が自動化され、処理時間を大幅に短縮できます。例えば、FAXや紙ベースの注文書のデータ化からシステムへの登録までを自動化することで、業務時間が半分以下になるケースもあります。OCRとRPAにより、担当者は単純作業から解放され、マーケティング活動や顧客対応など、より重要な業務に集中できるようになります。結果として、会社全体の生産性が向上し、業務フローがスムーズになります。

ミスの削減で顧客満足度向上

手作業でのデータ入力はミスが発生しやすく、欠品や誤配送といった問題につながることがあります。OCRを使えば、紙やFAXの注文書を高精度でデジタル化でき、RPAでそのデータを自動的に受注管理システムに登録することで、入力ミスを防止可能です。その結果、顧客からのクレームやトラブルが減少し、信頼性の向上と顧客満足度の向上が期待できます。

コスト削減と柔軟な業務拡大対応

OCRとRPAの導入により、手作業によるデータ処理や書類仕分けの工数が削減されるため、残業時間や追加人員のコストを大幅に削減できます。また、注文数や取引量が増加しても、自動化されたプロセスは柔軟に対応可能なため、業務拡大に伴うコスト負担を最小限に抑えられます。こうした効率化は、長期的なコスト削減と収益性向上につながります。

AI JIMY Paperbotで書類の仕分けからデータ入力まで完全自動化！

AI JIMY Paperbotは、OCR、RPA、AIを組み合わせた最新のデータ入力自動化ツールです。FAXや紙で届く注文書や請求書の情報を瞬時にデジタルデータ化し、自動で仕分け、業務システムへの登録まで一括で処理します。こうした一連のプロセスを自動化することで、手作業によるデータ入力や仕分けにかかる時間を大幅に削減し、ミスの防止や業務の効率化を実現します。

ここからは、AI JIMY Paperbotが持つ3つの主要機能「AIによる自動仕分け」「OCRによる文字認識」「RPAによるシステム連携」について、それぞれの役割と導入によるメリットを詳しくご紹介します。

AIが書類を自動仕分け！フォーマットを問わず一括処理

通販会社では、取引先ごとに異なる形式の注文書や請求書を扱うため、書類の仕分けやデータ確認に多くの時間がかかります。AI JIMY Paperbotは、こうした書類をAIによって自動で判別し、内容ごとに仕分けを行うため、担当者が手作業で分類する手間が省けます。

OCRで文字を自動認識し、注文内容をすばやくデータ化

AIによって仕分けられた注文書や請求書は、OCR機能を使って即座に文字情報に変換され、デジタルデータとして抽出されます。通販会社が日々扱う大量の書類を、スキャンするだけで正確にデータ化できるため、入力ミスや手間が削減され、業務スピードが大幅に向上します。

RPAが自動で業務システムにデータ入力し、リアルタイムで在庫情報と連携

OCRで抽出した注文データはRPAによって自動的に受注管理システムや在庫管理システムに入力されます。これにより、注文情報がリアルタイムで在庫に反映され、在庫状況を手動で更新する手間が大幅に削減されます。また、正確な在庫情報をもとに迅速かつ適切な出荷準備が可能となり、欠品や過剰在庫、誤配送のリスクが軽減します。結果として、業務効率の向上と顧客満足度の向上が期待できます。

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そのほかにも、使いやすさにこだわった豊富な機能を搭載

AI JIMY Paperbotは、AI仕分け、OCR、RPAの機能に加え、ユーザーが日々の業務でさらに便利に使えるよう、さまざまな工夫が施されています。例えば、簡単な設定画面で初心者でもすぐに操作できるノーコード対応、任意のフォルダに書類が保存されると自動的に実行するファイル監視機能など、日々の作業を支える便利な機能が満載です。

また、手書き文字やQRコード、バーコードの認識にも対応していて、業務のあらゆるシーンで柔軟に活用できます。AI JIMY Paperbotは、幅広い書類処理に対応し、誰でも直感的に操作できる点で、業務効率化を強力にサポートするツールです。

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簡単3ステップで即スタート！すぐに効果を実感

AI JIMY Paperbotの導入は驚くほど簡単で、誰でも短時間で利用を開始できます。操作経験がない方でも、以下の3つのステップで導入が完了します。

安心のサポート体制で、いつでも相談可能

導入後の操作に不安がある場合や、具体的な使い方についての質問がある場合でもご安心ください。AI JIMY Paperbotは、ユーザーのためのサポート体制も万全です。オンラインでの無料相談サービスを随時提供しており、いつでも気軽にサポートを受けられるため、スムーズな導入と運用をサポートします。

業務効率化を、AI JIMY Paperbotで今すぐ始めましょう

通販会社が日々直面する課題――煩雑な依頼処理や請求書対応の属人化、運送管理の不正確さ。こうした悩みを解消するために、AI JIMY Paperbotが力を発揮します。AI仕分け、OCR、RPAという3つの便利な機能を活用することで、これまで時間や労力がかかっていた作業が正確かつスムーズに自動化されます。

業務効率がアップするだけでなく、ヒューマンエラーの削減やコストの節約、さらには取引先との信頼関係の向上など、多くのメリットが期待できます。実際に、すでに多くの通販会社で導入され、確かな成果を上げています。これを機に、AI JIMY Paperbotで業務改善を始めてみませんか？