建材メーカーの課題を解消！AI × OCR × RPAで実現する現場改革

「FAXや紙の注文書の手入力に時間がかかる」
「在庫確認や請求書処理が属人化し、ミスが頻発する」
「在庫データの更新が遅れ、納期遅延や欠品トラブルが発生する」

これらの課題は、日々の業務効率を低下させるだけでなく、取引先との信頼関係や競争力にも悪影響を及ぼす可能性があります。

本記事では、建材メーカーが直面する具体的な課題を整理し、それらを解決するOCRとRPAを活用した業務効率化の方法をご紹介します。業務改善と取引先満足度向上のヒントを、ぜひ本文でご確認ください。

建材メーカーの業務に潜む3つの主な課題とは？業務効率化が求められる理由

納期回答に時間がかかる…取引先からのプレッシャーが増大

建材メーカーにとって、取引先からの「いつ納品されるのか」という問い合わせに迅速に答えることは、信頼を保つ上で非常に重要です。しかし、現実はどうでしょうか。受発注情報や在庫状況を確認するためには、手作業での確認が必要となり、関係部署への問い合わせやデータの照合作業に多くの時間がかかることが少なくありません。

さらに、紙の注文書やFAXでの受注対応が主流の企業では、情報を手作業で入力する工程が追加され、ミスが発生するリスクも増大します。その結果、回答に時間がかかり、取引先からの不満が高まるという悪循環に陥ることもしばしばです。

また、納期の回答が遅れることで、取引先が予定していた工事や納品計画に影響を及ぼすケースも少なくありません。こうした状況は、長期的な信頼関係にも悪影響を与える可能性があり、多くの建材メーカーが抱える大きな悩みとなっています。

商品点数が多すぎる…膨大なデータが業務を圧迫

建材メーカーでは、扱う商品点数が非常に多いことが一般的です。異なる仕様、材質、サイズ、カラー展開など、数千から数万に及ぶ商品情報を正確に管理することは一筋縄ではいきません。この膨大なデータの管理が、日々の業務に大きな負担をかけています。

例えば、注文書に記載された商品を確認する際、商品コードや仕様を1つずつ照合したり、欠品情報を確認したりする作業には多くの時間がかかります。また、頻繁に更新される商品情報を反映するためには、各部門間での共有と手作業での入力が必要となり、ミスが発生するリスクも高まります。

さらに、膨大な商品データを正しく管理できないことで、在庫不足や過剰在庫といった問題が発生しやすくなります。こうした状況は、業務全体の効率を下げるだけでなく、顧客からの信頼を失う原因にもなりかねません。「多すぎる商品点数」という課題が、日々の業務を圧迫しているのです。

在庫確認に手間取る毎日…重要業務に影響が拡大

取引先からの「今この商品は在庫がありますか？」という問い合わせは、建材メーカーにとって日常的な業務です。しかし、その在庫確認に手間がかかりすぎて、重要な業務が後回しになっていませんか？

在庫データが手作業で管理されていたり、複数のシステムや帳簿に分散して記録されている場合、正確な情報を把握するために多大な時間と労力が必要になります。さらに、確認作業中にミスが発生すると、誤った情報を提供してしまうリスクも伴います。

こうした在庫確認の手間は、単なる作業負担の増加にとどまりません。本来取り組むべき営業活動や業務改善の時間を奪い、結果的に企業全体の効率に悪影響を及ぼします。特に繁忙期や突発的な注文が重なると、その影響はさらに顕著になります。在庫確認という一見シンプルな業務が、大きな課題として日々の業務にのしかかっているのです。

OCRとRPAの導入で業務効率化を実現した建材メーカーの成功事例

成功事例 1：OCRとRPAで注文処理を7割自動化！残業ゼロを達成

ある中規模建材メーカーでは、FAXや紙で届く注文書の情報を手作業で入力していました。月に1,000件以上の注文書があり、対応には膨大な時間がかかる上、特に繁忙期には対応が追いつかず、残業が常態化。さらに、手作業による入力ミスが発生し、取引先とのやり取りが煩雑になることも課題でした。

OCRとRPA導入後の成果

OCRを活用して注文書を自動でデジタル化し、RPAによってデータを基幹システムに転記するフローを構築しました。その結果、注文書の処理が約7割自動化され、1件あたりの作業時間を30分から10分に短縮。繁忙期でも残業がゼロとなり、入力ミスも激減しました。

また、削減された時間を使い、営業担当者が新規顧客の開拓や既存顧客との関係強化に注力することが可能になりました。

成功事例 2：商品データ管理を効率化！棚卸業務を1週間に短縮

別の大手建材メーカーでは、膨大な商品点数を扱う中で、在庫管理や棚卸業務に多くの時間が費やされていました。特に、毎月末に行う棚卸作業は、手書きでリストを作成し、その後データ入力を行うという非効率的な手順が課題となり、1ヶ月近くかかることもありました。

OCRとRPA導入後の成果

棚卸リストをOCRでデジタル化し、RPAを活用してリストのデータ入力とシステムへの反映を自動化しました。この結果、棚卸作業にかかる時間が1ヶ月から1週間に短縮され、担当者の業務負担が大幅に軽減。

また、データの一元管理が進み、リアルタイムで在庫状況を把握できるようになり、在庫不足や過剰在庫の問題を予防する体制が整いました。

OCRとRPAの導入メリット

業務時間の大幅削減

建材メーカーにおいて、OCRとRPAを活用することで、これまで手作業で行っていた注文書や在庫確認作業を自動化し、処理時間を大幅に短縮することができます。例えば、FAXや紙媒体で届く注文書をデジタル化し、在庫システムへの登録までを自動化することで、従来の半分以下の時間で業務を完了させるケースも少なくありません。その結果、担当者は手間のかかる作業から解放され、顧客対応や営業活動など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。さらに、企業全体の業務効率が向上し、生産性の高い職場環境が実現します。

ミスの削減で取引先との信頼を強化

手作業によるデータ入力は人的ミスが発生しやすく、誤出荷や納期遅延といった問題を引き起こす原因となります。OCRを活用すれば、紙やFAXの注文書を正確にデジタルデータへ変換可能です。また、RPAを用いてそのデータを受注管理システムや在庫システムに自動登録することで、入力ミスを未然に防ぐことができます。取引先からのクレームやトラブルが減少し、信頼関係を強化すると同時に、顧客満足度の向上も期待できます。

コスト削減と業務拡大への対応力強化

OCRとRPAの導入により、データ入力や書類仕分けといった手作業が減少するため、人件費や残業コストを大幅に削減できます。また、取引量が増加した場合でも、構築された自動化プロセスがスケーラブルに対応可能なため、追加の人員を雇用せずに業務を拡大できます。短期的な効率化だけでなく、長期的なコスト削減や収益性向上が実現し、企業の競争力がさらに高まります。

AI JIMY Paperbotで書類の仕分けからデータ入力まで完全自動化！

AI JIMY Paperbotは、OCR、RPA、AIを組み合わせた最新のデータ入力自動化ツールです。建材メーカーが日常的に扱うFAXや紙媒体の注文書・請求書を瞬時にデジタルデータ化し、自動仕分けからシステムへの登録までを一括処理します。このプロセスにより、手作業に頼っていたデータ入力や仕分け作業が効率化され、業務ミスの削減や生産性の向上が可能となります。

以下では、AI JIMY Paperbotが持つ3つの主要機能「AIによる自動仕分け」「OCRによる文字認識」「RPAによるシステム連携」について、建材メーカー向けにその役割と導入メリットを詳しく解説します。

AIが書類を自動仕分け！フォーマットを問わず一括処理

建材メーカーでは、取引先や仕入れ先ごとに異なる形式の注文書や請求書が多く、これらを手作業で仕分けするのは時間がかかるだけでなく、ミスの温床となります。AI JIMY Paperbotは、AIを活用して帳票の形式を自動判別し、注文書、請求書、見積書など、種類ごとに適切に仕分けを行います。そのため、担当者が手動で行っていた仕分け作業の負担を軽減し、迅速かつ正確なデータ処理が実現します。

OCRで文字を自動認識し、注文内容をすばやくデータ化

仕分けられた書類は、OCR機能によって即座に文字情報に変換され、デジタルデータとして抽出されます。建材メーカーが扱う注文書や請求書には、手書きや異なるフォーマットのものも含まれることが多いですが、AI JIMY Paperbotの高精度なOCRはこれらにも対応可能です。スキャンするだけで正確にデータ化されるため、手入力の手間が省けるほか、入力ミスもほぼゼロに。業務スピードの向上が大きなメリットとなります。

RPAが自動で業務システムにデータ入力し、リアルタイムで在庫情報を更新

OCRで抽出したデータは、RPAによって利用している受注管理システムや在庫管理システムに自動的に登録されます。注文情報が即座に在庫データに反映されるため、在庫状況を手動で確認・更新する必要がありません。さらに、リアルタイムで更新される正確な在庫情報を基に、出荷準備が効率化。欠品や過剰在庫のリスクを低減し、誤配送の防止にも繋がります。こうした業務改善により、取引先からの信頼性が向上し、業務フロー全体の効率化を図ることができます。

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そのほかにも、使いやすさにこだわった豊富な機能を搭載

AI JIMY Paperbotは、AI仕分け、OCR、RPAの機能に加え、ユーザーが日々の業務でさらに便利に使えるよう、さまざまな工夫が施されています。例えば、簡単な設定画面で初心者でもすぐに操作できるノーコード対応、任意のフォルダに書類が保存されると自動的に実行するファイル監視機能など、日々の作業を支える便利な機能が満載です。

また、手書き文字やQRコード、バーコードの認識にも対応していて、業務のあらゆるシーンで柔軟に活用できます。AI JIMY Paperbotは、幅広い書類処理に対応し、誰でも直感的に操作できる点で、業務効率化を強力にサポートするツールです。

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簡単3ステップで即スタート！すぐに効果を実感

AI JIMY Paperbotの導入は驚くほど簡単で、誰でも短時間で利用を開始できます。操作経験がない方でも、以下の3つのステップで導入が完了します。

安心のサポート体制で、いつでも相談可能

導入後の操作に不安がある場合や、具体的な使い方についての質問がある場合でもご安心ください。AI JIMY Paperbotは、ユーザーのためのサポート体制も万全です。オンラインでの無料相談サービスを随時提供しており、いつでも気軽にサポートを受けられるため、スムーズな導入と運用をサポートします。

業務効率化を、AI JIMY Paperbotで今すぐ始めましょう

建材メーカーが日々直面する課題――煩雑な依頼処理や請求書対応の属人化、在庫管理の不正確さ。こうした悩みを解消するために、AI JIMY Paperbotが力を発揮します。AI仕分け、OCR、RPAという3つの便利な機能を活用することで、これまで時間や労力がかかっていた作業が正確かつスムーズに自動化されます。

業務効率がアップするだけでなく、ヒューマンエラーの削減やコストの節約、さらには取引先との信頼関係の向上など、多くのメリットが期待できます。実際に、すでに多くの企業で導入され、確かな成果を上げています。これを機に、AI JIMY Paperbotで業務改善を始めてみませんか？