知らないと損する？！無料のAIツールを使用してExcelで簡単に住所を正規化する方法

2024年9月5日

Excelで顧客データを管理していると、住所データのばらつきが気になりませんか？異なる形式で入力された住所が混在していると、後々のデータ整理や配送業務に支障をきたすことがあります。例えば、「東京都渋谷区」と「渋谷区東京都」、「Shibuya-ku, Tokyo」といったバラバラの表記が混在すると、統一性を保つのが難しくなります。そこで、住所の正規化が必要になります。この記事では、住所正規化の効果と重要性、方法について詳しく解説していきます。

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住所の正規化とは？

住所の正規化とは、ばらつきのある住所データを統一された形式に整える作業です。たとえば、ECサイトを運営している企業が、顧客から入力された住所を正規化することで、データが統一され、管理が簡単になります。

具体的な例として、「東京都渋谷区」が「渋谷区東京都」と入力されていたり、「Shibuya-ku, Tokyo」と英語で入力されていたりすることがあります。このようなデータを統一することで、顧客情報が整理され、配送ミスのリスクが減少します。

物流業や通販業界では、正確な住所情報が欠かせません。もし、住所の不備が原因で商品が誤った場所に送られてしまうと、再配送の手間やコストが発生します。住所の正規化は、こうしたリスクを軽減し、業務効率を大幅に向上させるのに役立ちます。

また、ビジネスの面では顧客データが正規化されることで、マーケティング施策にも効果的です。正確な住所データに基づいてキャンペーンを展開することで、顧客に確実にリーチすることができ、結果としてビジネスの成果を高めることができます。

住所の正規化で得られる5つのメリット

住所の正規化は、顧客データの管理において非常に重要なプロセスです。ばらついた住所データを統一することで、業務の効率化やミスの削減など、企業にとって多くのメリットをもたらします。ここでは、住所の正規化がもたらす5つの具体的なメリットについて解説します。

業務効率の向上

住所の正規化によって、業務フローがスムーズになります。たとえば、複数のシステムでデータを扱う際、フォーマットが統一されていないと手動での修正が必要になり、無駄な作業が発生します。しかし、正規化されたデータを使えば、このような手間を省くことが可能です。データが正規化されることで、従業員が効率よく作業を進められて、全体の業務時間が短縮されます。結果的に、重要な業務にリソースを集中させることが可能になります。

顧客データの一貫性

顧客データの一貫性を保つことは、ビジネスにとって重要です。住所の正規化によって、異なる形式で入力されたデータを統一し、重複やエラーを防ぐことができます。例えば、「渋谷区」と「Shibuya-ku」が同一顧客として統一されることで、正確な顧客分析が可能になります。一貫性のあるデータをもとにマーケティング活動を行うことで、ターゲットを効果的に絞り込み、より成果の高いキャンペーンを実施できます。

配送ミスの削減

配送ミスは、企業にとって大きな問題です。住所の正規化を行うことで、表記の違いや入力ミスによる混乱を防ぎ、正確な住所情報が得られます。たとえば、都道府県の記載が抜けている住所や、順序が異なる住所を統一することで、配送先の誤解を避けることが可能です。その結果、商品の再配送や返品が減り、これに関連するコストや手間を削減することができ、業務の効率化にも直結します。

コスト削減

住所の正規化は、結果的に企業のコスト削減にもつながります。正規化されたデータは、手作業での修正や確認作業を減らし、システム上での自動処理を容易にします。自動処理を行えることで、人的リソースを削減できるほか、再配送や顧客対応にかかるコストも大幅に減少します。また、データの統一によってシステム間の連携がスムーズになり、追加の開発コストやエラー修正の頻度も抑えることができます。

顧客満足度の向上

正確で統一された住所データをもとに、サービスを提供することで、顧客満足度が向上します。配送ミスが減り、顧客が期待通りの商品を受け取れるようになることで、信頼性の高い企業として認識されるようになります。また、迅速でスムーズなサービス提供が可能となるため、顧客とのコミュニケーションも円滑に進み、リピート率の向上が期待できます。結果として、長期的な顧客との関係構築が促進され、ビジネスの成長につながります。

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無料で使える住所を正規化するツール AI JIMY Converterを利用してみよう

ここからはExcelやGoogleスプレッドシート上で簡単に住所の正規化ができる生成AIを使用したツール「AI JIMY Converter」を使用していきます。

AI JIMY Converterとは？

AI JIMY Converterは、生成AIのChatGPTを活用し、業務で広く使われているExcelやGoogleスプレッドシート上で、データの修正や変換を簡単に行えるツールです。日常的なデータ処理を効率化し、データの正確性を向上させます。アドイン設定やアプリケーションのインストールは不要で、すぐに利用できます。

AI JIMY Coventerの利用手順

AI JIMY Converterの住所正規化を行う機能を使用した利用手順を紹介します。

1.サイトにアクセスする。

今回は、Excelで作成した下図の企業リストサンプルを利用して住所の正規化を行ってみましょう。

まずは、AI JIMY Converterの「住所の正規化」ページへアクセスします。

2.サイトに記載されている関数をコピー

ページの中盤くらい「利用方法」という見出し以降に関数が表示されているので、使用したいプラットフォームを選んでコピーします。今回は、Excelで利用するのでMicrosoft Excelからコピーしました。

オプションとして、郵便番号を付与したり郵便番号の形式を指定することも可能です。

3.変換したいExcelのセルへ貼付け

コピーした関数を変換したいセルへ貼付けします。貼付けの際に、下記のような警告が出ることがあるかもしれませんが「すべてを貼り付ける」「有効にする」を選択してください。

デフォルトでは参照セルが「A1」になっているので、変換したいセルに変更します。今回は「C2」です。

1番目の企業の住所は特に修正点がないので、そのまま表示されます。2番目の企業からは、張り付けた関数をコピペするだけですべて変換されます。

住所に入っていた漢字の番地や都道府県の付与などが一瞬で終えることができました。取り込んだデータによって、住所の表記がバラバラなことも多いので、一瞬でこういう変換が終わるのは助かります。

顧客管理での住所正規化ツールの活用事例

顧客管理において、住所データの正確性は極めて重要です。しかし、異なるフォーマットや入力ミスにより、顧客情報の一貫性が損なわれることがあります。また、マーケティング資料や請求書の送付ミス、さらには顧客満足度の低下を招くリスクがあります。

例えば、ある小売企業では、全国に広がる顧客からの住所情報がバラバラな形式で登録されていました。このため、キャンペーン資料の送付時に住所不備が頻発し、コストと手間がかかる手動修正作業が必要となっていました。そこで、住所正規化ツールを導入したところ、短時間で全ての住所データを統一フォーマットに変換できました。

この結果、送付先の不備が大幅に減少し、キャンペーンの効果が向上しました。また、顧客データベースの整備が進んだことで、今後のデータ分析や顧客対応にも役立つ基盤が整いました。さらに、住所入力時のエラーが自動的に修正されるため、スタッフの負担も軽減され、より戦略的な業務に集中できるようになりました。

このように、住所の正規化は、顧客管理におけるデータの一貫性を保ち、業務効率化と顧客満足度向上に大いに寄与します。顧客対応の品質向上を目指す企業にとって、導入を検討すべきツールと言えるでしょう。

まとめ

住所の正規化は、企業にとって欠かせないプロセスです。バラバラな住所データを統一することで、配送ミスの削減や業務効率の向上、コスト削減に繋がります。また、正確な顧客情報に基づくマーケティング活動が可能となり、ビジネスの成果を高める効果があります。特に顧客管理においては、住所データの一貫性を保つことが重要であり、正規化ツールの導入が効果的です。AI JIMY Converterを利用すれば、簡単に住所の正規化ができ、企業のデータ管理が大幅に改善されるでしょう。